Virtuelle Kooperation: Wieso, weshalb, warum?

Der Transfer von einer im realen Raum stattfindenden Kooperation virtuell zu gestalten, ist ein schweres Unterfangen! 

Warum ist Kooperation eigentlich wichtig und wieso sollte in Erwägung gezogen werden diesen Prozess online zu gestalten (mehr dazu unter 1. Einleitung)? Was  sollte in einem virtuellen Kontext gegenüber einem realen Kooperationsraum alles beachtet werden (mehr dazu unter 2.Betrachtungsweisen) und gibt es bereits Praxisbeispiele zur Orientierung (mehr dazu unter 3.Praxisbeispiele)? 

Diese und weitere Fragen werden in diesem Artikel beantwortet. Weiterführende Links, aber auch hilfreiche Artikel in diesem Blog (vor allem zur Koordination und Kommunikation) helfen die Komplexität dieses Themas zu verstehen und vermitteln einen ersten Einstieg in das spannende Gebiet der virtuellen Kooperation.


1. Einleitung

Kooperation ist neben Kommunikation und Koordination ein wichtiges Konzept in der zwischenmenschlichen Verständigung. Kooperation, also die Zusammenarbeit zwischen zwei oder mehreren Individuen, hat es dem Menschen ermöglicht, seine moderne Welt zu bedingen, da er durch Kooperation befähigt wurde, zweckgerichtete Ziele zu erreichen. Eine drastische Veranschaulichung von Abwesenheit von Kooperation und Kommunikation bieten Wolfskinder, die über Jahre hinweg keine Möglichkeit zur Interaktion mit Mitmenschen hatten, sodass die Vermittlung kulturspezifischer Verhaltensweisen und Normen ausblieb bis hin zu einer drastisch hohen Mortalitätsrate unter diesen Kindern. Der Mensch als soziales Wesen ist also auf Kommunikation, Koordination und Kooperation angewiesen. 

Hände reichen

Bild 1: Menschen kooperieren zusammen und reichen sich die Hand. 

Unsere immer globaler, komplexer und vernetzter werdende Welt erfordert die Realisierung von virtuellen Kooperationsräumen, um den Ansprüchen und Anforderungen von diesen modernen Gegebenheiten gerecht zu werden. Diese Verlagerung bzw. Erweiterung von Kooperationsmöglichkeiten ist ein notwendiger Schritt in die Zukunft! Unternehmen mit Standorten auf verschiedenen Kontinenten sind gefordert, optimierte Denkwerkzeuge einzusetzen, um Prozesse der Entwicklung und Abstimmung zu erleichtern. Virtuelle Kooperationsräume sind hier das Mittel der Wahl. Schließlich wäre eine reale Teambesprechung ein enormer Kosten- und Zeitaufwand. Die Effektivität zeigt sich auch an Universitäten, zum Beispiel zur Organisation von Lernprozessen oder bei der Informationszusammentragung. Selbst Behörden profitieren durch die einfachere online Vernetzung und schaffen zusammen kooperierend eine schnellere Datenverarbeitung.


2. Betrachtungsweisen 

Virtuelle Begegnungen jeglicher Art werden unter anderem von individuellen Bedürfnissen, gruppendynamischen, psychologischen und technischen Faktoren beeinflusst. Zunächst stellt sich die Frage bei der Erstellung einer Plattform zur Kooperation nach grundlegenden Bedürfnissen der Kooperationspartner. Im weiteren wird der Frage nach dem richtigen Kommunikationsmittel zur Kooperation nachgegangen, wichtige pädagogische Tipps zur Gestaltung eines kohärenten Teams gegeben und Möglichkeiten aufgezeigt, eine möglichst realistische Begegnung online durch Awareness zu schaffen. Zum Abschluss sollen dann individuelle Faktoren berücksichtigt werden, die den Prozess hindern könnten. 

2.1. Virtuell kooperieren: Grundlegende Fragen

Institutionen, Unternehmen, Universitäten oder Behörden teilen sicherlich den Wunsch zwischen ihren Mitarbeitern bzw. Studierenden eine effektive Kooperation zu gestalten. Aber alle bringen offensichtlich verschiedene Faktoren mit, weshalb die Beantwortung grundlegender Fragen die Basis eines jeden virtuellen Kooperationsraumes bildet. Die Skizzierung erfolgt anhand folgender Faktoren: 

  1. Symmetrie: Der Wissensstand der teilhabenden Personen ist enorm wichtig, da ein starkes Wissensgefälle, wie es zum Beispiel bei Dozenten und Studierenden der Fall sein könnte. Im Gegensatz zu einem homogenen Wissensniveau wie zum Beispiel in Behörden erfordert andere Maßnahmen. 
  2. Ziel: Die Bedürfnisse einer Gruppe und vor allem der Output in Form des Ziels der Kooperation sollten klar definiert sein. An einer Universität wäre es denkbar, Informationen zusammenzutragen, anzuwenden und zu vertiefen, um neue Kompetenzen entwickeln zu können. Ein Unternehmen könnte hingegen nur an einem Sammelort für Informationen interessiert sein. 
  3. Direktivität: Der im Kooperationsraum entstehende Prozess sollte von Personen (oder Programmen) begleitet und betreut werden. Die Frage nach der Verantwortung könnte also durch eine sich selbst organisierende Einheit (z.B. durch gleichberechtigte Studenten) beantwortet werden oder durch Anleitung eines Administrators erfolgen. 
  4. Dauer: Arbeiten die Gruppenmitglieder über mehrere Phasen zusammen, wie es in Unternehmen bei der Realisierung von Projekten denkbar wäre, oder spontan für kurze Zeit, wie es an der Universität bei der Gestaltung eines Seminars der Fall sein könnte? 
  5. Größe: Bei der Größe reicht das Spektrum von Lernpaaren bis hin zu Gemeinschaften mit beliebig vielen Mitgliedern. 

2.2. Psychologische Aspekte: Kommunikation 

Eine Unterhaltung zwischen Gesprächspartnern läuft in einem realen Raum so natürlich und facettenreich ab, dass es für eine erfolgreiche Übertragung in einem virtuellen Kontext ein Verständnis über gelungene und misslungene Kommunikation bedarf. Als Grundmodell menschlicher Kommunikation dient oft das Sender-Empfänger-Modell aus der mathematischen Theorie der Kommunikation von Shannon & Weaver (1949). 

Fortwährendes Feedback von den Gesprächspartnern ermöglicht es dabei gegenseitiges Verständnis aufzubauen und abzusichern. Dieser Rückkoppelungsprozess durch verbale wie nonverbale Hinweisreize dienen nicht nur dem Verständnis, sondern auch der Koordination. Clark und Brennan (1991) haben Gesichtspunkte vorgeschlagen zur Bewertung unterschiedlicher Medien hinsichtlich ihrer Rückkoppelung. Die Kategorisierung von Kommunikationsmedien kann hilfreich sein, um im computervermittelten Settings, den richtigen Kommunikationsweg für die entsprechenden Bedürfnisse zu finden. 

Hierbei spielt die Hörbarkeit und Sichtbarkeit der Kommunikationspartner eine Rolle. Außerdem gibt es Medien, die ein gleichzeitiges Agieren ermöglichen und wiederum andere, die eine sequentielle Kommunikation voraussetzen. Wichtige zu beachtende Punkte sind ebenfalls die Nachprüfbarkeit und Revidierbarkeit der Unterhaltung.

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Bild 2: Zwei Mitarbeiter nutzen computergestützte Kommunikationsmedien zur Verständigung mit einem anderen Team.

Der Kategorisierung zufolge weisen sich sozial präsente Medien wie Face-to-Face Programme (z.B. Skype) mit Hörbarkeit und Sichtbarkeit aus. Sie kommen einem realen Gespräch am nächsten, da hier die Möglichkeit des Feedbacks besteht, aber es wird auch deutlich, dass die textbasierten Medien (z.B. E-Mail) mit Nachprüfbarkeit und Revidierbarkeit spezifische Qualitäten haben. Es ist denkbar, dass bei wichtigen Vorgängen die textbasierten Medien, durch ihre Überprüfbarkeit und Korrigierbarkeit unbedachte Äußerungen eher ausschließen können. 

2.3. Pädagogische Aspekte: Gruppendynamik 

Online zu kooperieren ist zweifelsohne eine spezielle Sozial- und Interaktionsform, die einer pädagogischen Betrachtung bedarf, um Effekte wie zum Beispiel das Social Loafing (Soziales Faulenzen) vorzubeugen. Bei einer selbstständigen Auseinandersetzung ist das Individuum alleine für den Erkenntnisgewinn verantwortlich. Anders in einem kooperativen Kontext, in dem wechselseitig an einer Sache gemeinsam gearbeitet wird. Hier gibt es Faktoren zu beachten, die von Johnson und Johnson (1990) postuliert wurden, um gemeinsame, aber auch unterschiedliche Ziele zu verwirklichen.

Die Interdependenz der Gruppenzusammenhänge sollte von allen an dem Projekt beteiligten Personen als positiv wahrgenommen werden und die Interaktion innerhalb der Gruppe sollte gefördert und unterstützt werden. Die Einstellung einen Sachverhalt alleine besser bearbeiten zu können, wäre eine erhebliche Einbuße in der Motivation der Mitarbeiter. 

In Gruppen kann es vorkommen, dass sich Einzelne zurücklehnen, da sie davon ausgehen, dass die Gruppe den Erfolg auch ohne sie erreicht (Social Loafing). Aus diesem Grunde sollten sowohl Individualverantwortung, also auch Gruppenverantwortung, sichtbar gemacht werden. Der individuelle Beitrag muss erkennbar sein und das Individuum muss sich dafür verantwortlich fühlen. Die Gruppe sollte weiterhin darüber aufgeklärt werden bzw. sich bewusst sein, dass auch der Gruppenoutput bewertet wird. Die Sicherstellung dieser Ziele erfolgt über ein regelmäßiges Feedback und der regelmäßigen Nutzung von spezifischen Kommunikation und Gruppenfähigkeiten und -fertigkeiten. 

Zusammengefasst definiert, sollte das Know-How einer Gruppe bestimmt werden, Gruppenmitglieder sich verantwortlich fühlen und Feedback erfolgen. 

2.4. Soziologische Aspekte: Awareness 

Die Herstellung eines Gruppenkontextes ist ein weiterer wichtiger Aspekt, um eine Individualverantwortung sicherzustellen, damit eine erfolgreiche Kooperation erfolgt. Die Mitarbeiter müssen sich sicher sein, dass ihre Kooperationspartner „da sind“ in einem gewissen Sinne. Darüber hinaus müssen Fragen nach den Tools und Ressourcen der einzelnen Mitarbeiter adressiert werden, es muss klar sein, welche Informationen Mitarbeiter kennen und ihre Ziele und Erwartungen müssen auch deutlich werden. 

  • Social Awareness: Teilnehmende Personen werden über Interessen, Präferenzen oder auch Vorkenntnisse von anderen informiert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit,  Stimmungen anzeigen zu lassen. Diese können allerdings nicht in jedem Kontext förderlich sein und sollten gut bedacht eingesetzt werden. 
  • Activity Awareness: Die Benutzer können voneinander sehen, an welchem Ort sie aktiv sind und woran sie arbeiten. Hiermit wird das Ziel verfolgt, andere Benutzer sichtbar zu machen und die Gruppe wird sich über ihr bestehen bewusst.
  • Task Awareness: Kenntnisse und Fähigkeiten eines Gruppenmitglieds sind bei der Aufgabenverteilung von großer Bedeutung, sodass der aktuelle Zustand der Aufgabenverteilung klar wird. 

2.5. Diversity

Diversity bezeichnet all jene menschlichen Identitäten und Charakteristika, die unterscheidend zu anderen Menschen stehen. Hierbei kann sich Diversity auf vielfältige Erscheinungsformen beziehen, wobei es nicht nur um die klassischen, weil sichtbaren Differenzmerkmale, wie Geschlecht, Alter oder ethnische Zugehörigkeit geht, sondern auch um nicht unmittelbar erkennbare Merkmale, wie religiöse Überzeugung, sexuelle Orientierung, kultureller Hintergrund, Betreuungsverpflichtungen, Arbeitsrollen und Arbeitsfunktionen oder Arbeitsstil. Globale Unternehmen, aber auch national agierende Unternehmen, sowie jede andere zusammen agierende Organisationseinheit muss sich ernsthaft mit diesem Konzept beschäftigen, um erfolgreich alle Potenziale der mitwirkenden Personen ausnutzen zu können. 

diversity

Bild 3: Diversität innerhalb einer Belegschaft sollte als Chance und Ressource verstanden werden. 

Altersdiskrimierung trifft Unternehmen im Zuge der Verwicklung eines virtuellen Kooperationsraumes besonders massiv, deshalb soll dieser Diversitätsform eine genauere Betrachtung erfahren. Die soziale und ökonomische Benachteiligung von Einzelpersonen oder Personengruppen aufgrund ihres Lebensalters ist fatal, da gerade die Personengruppe mit einer langen Unternehmenszugehörigkeit viel Expertise beim Bewältigen von Problemen hat. Es kann davon ausgegangen werden, dass bis zu 80% des Wissens im Unternehmen an die einzelnen Mitarbeiter gebunden ist. Der Zugang von älteren Arbeitnehmern zu den neu geschaffen Strukturen ist ein Gewinn für das ganze Unternehmen, weshalb hier ein großes Augenmerk  auf  gezielte Schulungen der betroffenen Personengruppe, sowie die Schaffung einer inklusiven Gemeinschaft gerichtet werden sollte. 

Es ist erwiesen, dass ältere Menschen genauso wie jüngere in der Lage sind, Technik und Software zu benutzen und dabei sollte der Faktor der längeren Einarbeitung der älteren Belegschaft mit eingeplant werden. 

Stephan Grabmeier, ein Unternehmensberater, der Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation begleitet, beschäftigt sich ebenfalls mit der Thematik der Altersdiskriminierung und erklärt sowohl auf seiner Homepage, als auch in einem Video weiterführend Chancen und Risiken von Diversität.


 

3. Ein Praxisbeispiel: Enterprise 2.0

Enterprise 2.0 bezeichnet eine soziale Software, welche in Unternehmen zum Einsatz kommt, um die Zusammenarbeit zu unterstützen. Das von McAffee entworfene Konzept ist noch relativ neu, findet aber starken Anklang bei vielen Unternehmen. In seinem Artikel „Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration“ geht der Autor der Frage der optimalen Anwendung von dem Konzept nach. Mittlerweile findet sich die soziale Software in großen Unternehmen. Ein Video der deutschen Telekom zeigt veranschaulicht die Umsetzung in die virtuelle Realität und beweist, dass selbst Großkonzerne von Enterprise 2.0 überzeugt sind. 

Der Begriff SLATES (deutsch: Schiefertafel) fasst das zugrunde liegende System zusammen: 

  • S = Search & L = Links: Das firmeninterne Intranet als Informationsquelle wird kaum bis gar nicht von Mitarbeitern zur Informationsbeschaffung genutzt, sondern auf das World Wide Web zurückgegriffen. McAffee hingegen greift bei dem Entwurf des Enterprise 2.0 auf ein gut funktionierendes Suchsystem zurück – Google. Google ist der Vorreiter, wenn es darum geht, Informationen aus dem Internet zu beziehen. Das liegt unter anderem an dem ausgeklügelten Algorithmus den Google benutzt. Links mit einer hohen Aufruferzahl bekommen eine erhöhte Priorität zugeordnet, sodass das System an und für sich in der Lage ist, sich zu ändern und zu reflektieren. Das Intranet in Firmen hingegen wird von einer kleinen Entwicklergemeinschaft betreut und weist dementsprechend keine Flexibilität auf. Die Änderung der firmeninternen Suchsturktur macht das Unternehmen flexibler, anpassungsfähiger und effektiver. 
  • A = Autorin: Wikipedia hat gezeigt, dass viele Menschen das Bedürfnis haben, ihr Wissen mitzuteilen. Es geht nicht darum, dass die Mitarbeiter sich als Shakespeare wahrnehmen, sondern Wissen in Form von einem Kommentar, einem Link, einem Fakt usw. zu bereits bestehenden Artikeln im Intranet hinzufügen. Diese Eigenschaft der Mitarbeiter kann von Unternehmen für ihre eigenen Bedürfnisse genutzt werden, zum Beispiel durch Blogs in denen Wissen kumulativ angereichert wird. Die Kooperation mehrerer Mitarbeiter führt zu hochqualitativen, konvergenten und hilfreichen Artikeln. 
  • T = Tags: Das im voraus organisierte Verschlagworten macht wenig Sinn, da eine Kategorisierungsstuktur sich selber am besten organisiert, weshalb der Einsatz von sogenannten Tags sinnvoll ist. 
  • E = Extensions: „Extensions“, zu deutsch Erweiterungen, beinhalten Inhaltsvorschläge. Diese lehnen an den zum Beispiel durch Amazon bekannten Algorithmus: „User, die diesen Artikel gekauft haben, haben auch … gekauft“ an. Benutzer, die einen bestimmten Artikel gelesen haben, bekommen also automatisch einen ähnlichen Artikel vorgeschlagen. Das sich selber organisierende System kann dann erkennen, welche vorgeschlagenen Seiten tatsächlich aufgerufen wurden und verleiht ihnen eine höhere Priorität. 
  • S = Signals: Die Nutzer der sozialen Software werden über neue wichtige Erscheinungen entsprechend ihres Nutzerprofils informiert, sodass eine Überforderung vermieden wird, die leicht auftritt, wenn es zu viele und zu unstrukturierte Suchergebnisse gibt.

Die Firma Comundus befasst sich ebenfalls mit der Enterprise Kollaboration und dem Schaffen von virtuellen Arbeitsräumen. In einem veranschaulichendem Video wird das SLATES System dargestellt. 


Es wird klar, wie komplex das Thema der Kooperation ist, denn es wird nicht nur von den hier genannten Variablen beeinflusst. Genaue Vorstellungen, exakte Planung und ein bisschen Mut einen unbekannten Schritt zu gehen, gehören bei der Realisierung eines virtuellen Kooperationsraumes dazu. Die Wettbewerbsfähigkeit von vielen Unternehmen hängt in unserer globalen Welt von der optimalen Vernetzung ab. Enterprise 2.0 ist ein Versuch das Wissen, was wir heute haben, gewinnbringend umzusetzen und somit einen Vorteil in der Kommunikation, Kooperation und Koordination sichern zu können. 


Bildquellen: 

Bild 1:

http://www.wdr.de/bilder/mediendb/WDR4_2011/ratgeber/in_unserem_alter/img/2013/20130427/haende_reichen_wdr_imago_gr.jpg

Bild 2: 

http://neo-captive-bpo-solution.com/wp-content/uploads/2015/02/male-call-center-manager-female-agent-looking-at-computer.jpg

Bild 3:

http://www.returnofkings.com/wp-content/uploads/2015/01/diversity.jpg

Literatur:

Carroll, M. J., Rasson, B. M., Convertino, G. & Ganoe, H. C. (2005): Awareness and teamwork in computer-supported collaborations.Interacting with Computers 18 (2006), 21-46.

Clark, H., & Brennan, S. (1991): Grounding in communication. In L. Resnick, J. Levine & S. Teasley (Eds.), Perspectives on socially-shared cognition. Washington, DC: APA. S. 127–149.

Johnson, D. W., & Johnson, R. T. (1990): Cooperative learning and research. In S. Shlomo (Ed.), Co- operative learning theory and research. New York: Preager. S. 23–37.

Shannon, C., & Weaver, W. (1949): The mathematical theory of communication. Chicago, Il: University of Illinois Press. 

Wessner, M. & Pfister, H. (2001): Kooperatives Lehren und Lernen. In Schwabe, G.; Streitz, N.; Unland, R. (Hrsg.): CSCW-Kompendium – Lehr- und Handbuch zum computerunterstützten kooperativen Arbeiten. Berlin, Heidelberg u.a.: Springer, 251–263. 

Elektronische Quellen sind jeweils direkt verlinkt. 

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