Erfolgreich präsentieren – aber wie?!

Als Musiker steht man auf der Bühne, alle Augen sind auf einen gerichtet und man hat nur diese eine Chance sein Publikum von sich und seinem Können zu überzeugen. Unterstützt wird man von Verstärkern, Bühnenlicht etc., aber man selbst hat es in der Hand diese Mittel für sich zu nutzen und alle zu begeistern. Auch bei einer Präsentation steht man auf einer „Bühne“ und muss seine Zuhörer von sich und seinem Thema überzeugen. Dafür hat man auch verschiedenste Hilfsmittel, wie eine digitale Präsentation, Anschauungsmaterial etc., die den Präsentierenden bei dem Gelingen seiner Präsentation unterstützen, aber niemals ersetzen können. Der Vortragende, also du ganz alleine, kannst deine Präsentation überzeugend gestalten und deine Zuhörer begeistern.

 

1. Was ist eine Präsentation?

Im Gegensatz zu einer Rede oder einem Vortrag, wird bei einer Präsentation immer eine Idee oder ein Produkt veranschaulicht. Den Zuhörern sollen in strukturierter Art und Weise, mit der Unterstützung visueller Hilfsmittel, verschiedene Inhalte näher gebracht und genauer erklärt werden (Williams, 2010).

Präsentationsbewertung

Umfrage Wall Street Journal (Akhaven-Hezavei et al., 2014)-eigenes Diagramm

Einer Umfrage des Wall Street Journals zufolge, werden gerade mal drei Prozent der Präsentationen als begeisternd empfunden.Der Rest wird als langweilig, einschläfernd oder befriedigend bewertet (Akhaven- Hezavei, Rodatus & Rompel, 2014). Es scheint wohl nicht so einfach zu sein, seine Zuhörer mitzunehmen und ihnen eine Präsentation zu zeigen,die sie so schnell nicht mehr vergessen werden.

Aber was macht eigentlich genau eine gelungene, begeisternde Präsentation aus (Williams, 2010) und was sind die Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen (Akhaven-Hezavei et al., 2014)? Oder anders gefragt, was sind die Faktoren, die zu einer nicht-gelungene Präsentation führen und dazu, dass die Zuhörer am liebsten den Raum verlassen würden (Williams, 2010)?

 

2. Was macht eine gelungene vs. nicht gelungene Präsentation aus?

Die Struktur einer überzeugenden Präsentation sollte klar und einfach gehalten sein. Ein interessanter Inhalt, abgestimmt auf die Zuhörer, wird am Besten in wenigen aussagekräftigen Stichpunkten präsentiert. Der Vortragende sollte sich intensiv mit dem Thema auseinander gesetzt und seinen Auftritt eingeübt haben. Wichtig für eine erfolgreiche Präsentation ist vor allem die Interaktion mit dem Publikum. Diese kann durch ein humorvolles Auftreten aufgelockert werden und mit Hilfe anschaulicher Videos oder spannender Gruppenarbeiten abwechslungsreich gestaltet werden. Die digitale Präsentation sollte bildreich, schlicht und hochwertig dargestellt sein. Der Einsatz von relevantem Anschauungsmaterial und gelungenen Animationen kann die Präsentation zu etwas Besonderem machen. Insgesamt sollte man den Ansatz „weniger ist mehr“ befolgen und die Zuhörer nicht mit überflüssigen Folien überhäufen.

Dem gegenüber ist eine nicht-gelungene Präsentation charakterisiert durch eine unordentliche Struktur des Vortrags zusammen mit einem langweiligen Inhalt, der nicht auf die Zuhörer zugeschnitten ist. Eine schlechte Vorbereitung gepaart mit einer monotonen Stimme des Vortragenden macht eine überzeugende Präsentation nahezu unmöglich. Wenn man den Blickkontakt mit dem Publikum meidet und somit unterbewusst Desinteresse an seinen Zuhörern vermittelt, kann der Inhalt noch so spannend sein, aber wahrscheinlich wird die Aufmerksamkeit nachlassen. Bei der digitalen Präsentation ist eine unübersichtliche Gestaltung in Kombination mit viel zu viel Text und dieser in verschiedenen Farben und Schriftarten präsentiert, ein ziemlich sicherer Aspekt einer nicht- gelungenen Präsentation. Hier ein Videobeispiel, wo auf humorvolle Art und Weise eine schlechte Präsentation gezeigt wird.

Ist die nachfolgende Folie ein Positivbeispiel einer gelungenen Folie oder wird sie eher als eine nicht-gelungene Folie definiert?

Bild 2

Franck, 2012

Diese Folie ist eindeutig ein Negativbeispiel, so sollte man seine Folien definitiv nicht gestalten. Die Schrift ist viel zu klein und aufgrund der Graustufen, Raster und der Negativschrift entsteht ein doppelter Negativeffekt, der zu Verwirrung bei den Betrachtern führt.
Um überzeugende Folien zu gestalten sollten die folgenden Ratschläge für einen gelungenen Aufbau einer Folie beachtet werden (Franck, 2012): Die Zahl an Informationen sollte überschaubar sein, nicht mehr als sieben Informationen pro Folie und nur maximal 60 % der Folie sollte genutzt werden. Die Folien sollten einer klaren Struktur folgen. Zudem sollte die Schriftgröße nicht unter Punkt 20 sein. Farbe, Schrift und Zeichen sollten sehr überlegt eingesetzt werden. Eine Schriftart sollte ausreichend sein. Außerdem sollte der Einsatz von Bewegung und Ton sehr genau überlegt werden.

 

3. Was präsentiere ich (Analoge Planung)?

Bild 3

Reynolds, 2008

Wenn sie Ideen haben,können sie auch ohne Maschinen viel erreichen. Sobald sie nämlich die Ideen haben, beginnen die Maschinen für sie zu arbeiten…Die meisten Ideen können Sie ziemlich gut mit einem Stock in den Sand zeichnen.“ (Reynolds, 2008).

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Analogen Planung (Reynolds, 2008). Die Tendenz neue Ideen zu sammeln geht weg vom Computer hin zu Papier und Stift. Auch „Post It“ -Notizen mit verschiedenen Ideen an die Wand zu heften und dadurch zu visualisieren kann bei der Ideenfindung einen wertvollen Beitrag leisten. Die Methode des Brainstorming (Engst, 2011) kann zu einer unzensierten, ungegliederten Ideensammlung führen. Auch die klassische „Mind Map“ kann einem dabei unterstützen sich über die verschiedenen Zusammenhänge und Aspekte seines Themas klar zu werden. Alle anderen Einflüsse zu begrenzen, kann helfen sich auf das Wesentliche zu besinnen. Es führt zu einem besseren Fluss des Ideensammelns und Aufschreibens und am Ende zu mehr Klarheit und Konzentration. Letztendlich gelingt es einem somit die Kernaussage seiner Präsentation herauszufiltern und dadurch den Zielen seiner Präsentation näher zu kommen.

Bild 4

Reynolds, 2008

4. Wer ist mein Publikum?

Jedes Publikum ist verschieden und es hat einen großen Einfluss darauf, wie genau man seine Folien und die gesamte Präsentation gestalten sollte. Man muss sich die Frage stellen, welche Inhalte relevant und interessant für das spezifische Publikum sind und mit welchen Methoden man einen guten Zugang zu ihm findet und anschließend sagen kann: „Ja, das war eine gelungene Präsentation!“. Dabei können folgende Fragen helfen (Reynolds, 2008):

  1. Wie viel Zeit habe ich?
  2. Wie sieht der Veranstaltungsort aus?
  3. Zu welcher Tageszeit findet meine Präsentation statt?
  4. Wer sind die Zuhörer?
  5. Welchen Hintergrund haben sie?
  6. Was erwartet das Publikum von mir?
  7. Wovon möchte ich die Zuhörer überzeugen?
  8. Welches visuelle Medium ist unter den gegebenen Umständen und für dieses spezielle Publikum am besten geeignet?
  9. Welches grundsätzliche Ziel verfolge ich mit meinem Vortrag?
  10. Worauf kommt es an?
  11. Die allerwichtigste Frage lautet: Was möchte ich erreichen? Wo wir wieder bei der Kernaussage wären!

 

5. Welche Ziele verfolge ich mit meiner Präsentation?

Das Ziel einer Präsentation ist entscheidend für den Inhalt, den Aufbau und die Gestaltung einer Präsentation (Hesse-Schrader, 2015). Je klarer ein Ziel formuliert wird, desto leichter ist eine realistische Umsetzung. Es können die persönlichen von den sachlichen Zielen unterschieden werden (Hesse-Schrader, 2015). Ein persönliches Ziel kann zum Beispiel sein die Sympathie des Publikums zu gewinnen und es von sich zu überzeugen. Zudem möchte der Präsentierende seine eigenen Kompetenzen demonstrieren und seine Freude und Fähigkeit zu präsentieren zum Ausdruck bringen. Die sachlichen Ziele einer Präsentation sind zum Beispiel bei den Zuhörern Verständnis für die Thematik zu wecken und diese vom vorgetragenen Themengebiet zu überzeugen. Außerdem möchte man bei seinen Zuhörern ein Bewusstsein für eine relevante Problemstellung schärfen. Insgesamt hat die eigene Präsentation die Ziele effektiv zu sein, seine Zuhörer zu unterhalten und ihnen vor allem neue Inhalte zu vermitteln.

 

6. Was ist eine sinnvolle Gliederung einer Präsentation?

Tell your audience what you are going to tell them. Tell them. Then tell them what you told them.” (Engst, 2011). Eine klassische Gliederung einer Präsentation in Anfang, Hauptteil und Abschluss kann auch als AHA-Effekt bezeichnet werden (Hesse-Schrader, 2015). Einleitung und Schluss machen je 1/3 der Gesamtbewertung aus obwohl sie nur je 1/10 Anteil an der Präsentation einnehmen (Frank, 2012). Dadurch wird ersichtlich, welchen Stellenwert eine gelungene Einleitung und Schluss einnehmen. Der Anfang einer Präsentation sollte Aufschluss über den Anlass, den genauen Ablauf und das Ziel der Präsentation geben. Man sollte Interesse an der Präsentation entfachen und durch eine freundliche Begrüßung sowie eine positive Ausstrahlung Sympathie für sich und seine Präsentation herstellen. Ein alternativer Einstieg mit einer spannenden Geschichte, einem passenden Zitat oder einer wahren Begebenheit können die Atmosphäre gleich etwas auflockern (Engst, 2011). Der Hauptteil der Präsentation sollte einer klaren Struktur folgen und so verständlich formuliert sein, dass die Zuhörer ohne Probleme folgen können. Dabei kann der sogenannte „Rote Faden“ eine große Hilfe sein. Er hilft dabei in logischer und verständlicher Art und Weise durch die Präsentation zu führen. Das theoretisch Gesagte kann mit Beispielen aus der Praxis sinnvoll veranschaulicht werden. Der Abschluss einer Präsentation bleibt am ehesten im Gedächtnis und sollte die Anfangsthese beantworten und die wichtigsten Aspekte zusammenfassen. Ein Ausblick in die Zukunft oder eine spannende Diskussion können die Präsentation gut abrunden und zu einem „Happy End“ führen. In diesem Sinne ist es sinnvoll, folgendes Zitat für eine gelungene Präsentation zu beherzigen: „Der erste Eindruck ist entscheidend und der letzte bleibt.

 

7. Womit kann ich präsentieren?

Um noch einmal zur Frage zurückzukommen: „Welches visuelle Medium ist unter den gegebenen Umständen und für dieses spezielle Publikum am besten geeignet?“. Die meisten Menschen assoziieren mit einer Präsentation sofort digitale Präsentationsprogramme wie PowerPoint oder Apple Keynote. Abhängig von der Raumgröße, der Anzahl der Zuhörenden können unterschiedliche Möglichkeiten der Präsentation die geeignete Wahl darstellen. Bei kleinen Gruppen kann ein Flipchart, eine Tafel oder das Whiteboard die sinnvollste Methode sein (Williams, 2010). Auch Wandplakate oder Poster können ein alternatives Medium für Präsentationen darstellen (Engst, 2011).

7.1. Digitale Präsentation

Natürlich gibt es nicht nur PowerPoint als digitale Präsentationssoftware, sondern viele weitere Programme. Nun eine Auflistung der gängigsten Präsentationsprogramme:

PowerPoint         Open Office Impress                Google docs 2

 

Apple Keynote                                                                        prezi

 

7.1.1. PowerPoint – traditionell und strukturiert präsentieren

PowerPoint wurde 1987 erfunden und befindet sich aktuell mit mehr als 500 Millionen Nutzern weltweit an der Spitze der Präsentationsprogramme. Dieses Programm sollte jedoch nicht für das Erstellen von „Folumenten“ missbraucht werden, einer Kombination aus Folien und Dokumenten, ursprünglich dafür gedacht Zeit zu sparen. Denn in Wirklichkeit wird die Kommunikation dadurch reduziert und es entstehen einschläfernde Präsentationen. Verhindert werden kann dies mit der Verwendung von Notizen, Folien und einem Handout (Reynolds, 2008).

Die Notizen sollen als Hilfe und Gedächtnisstütze dienen und sind lediglich für die Augen des Präsentierenden gedacht. Die Folien sollen das Gesagte unterstreichen, indem sie die zentralen Aussagen des Präsentierenden visualisieren. Dabei darf nie vergessen werden, dass die Folien nur der Unterstützung dienen und der Präsentierende im Mittelpunkt steht. Das Handout soll als Zusammenfassung der Präsentation dienen und auch noch 3 Monate später für die Zuhörer verständlich sein.

Pro & Contra PowerPoint:

Pro Contra PP

Vor- und Nachteile  von PowerPoint- eigene Tabelle (Chip, 2014; Mainzer Manager, 2014)

 

7.1.2. Prezi – die zoomende Alternative

Mit Prezi lassen sich dynamische und emotionale Präsentationen gestalten. Seit 2009 ist das plattformunabhängige und web-basierte Programm verfügbar (Chip, 2014;Mainzer Manager, 2014). Die Präsentationen werden auf einem interaktiven Whiteboard erstellt. Dort kann hinein- oder herausgezoomt werden. Bei der kostenlosen Version ist das Prezi-Logo immer sichtbar, die Präsentation ist öffentlich verfügbar und der Speicherplatz ist begrenzt. Bei der „Enjoy Lizenz“ für ca. 60 Euro im Jahr sind die Präsentationen nicht mehr öffentlich sichtbar, das Logo verschwindet und der Speicherplatz ist größer. Die „Pro Lizenz“ für ca. 160 Euro ermöglicht auch das offline Arbeiten an den Präsentationen. Unter folgendem Link ist eine Prezi-Präsentation verfügbar.

Pro & Contra Prezi:

Pro Contra Prezi

Vor- und Nachteile von Prezi- eigene Tabelle (Chip, 2014; Mainzer Manager, 2014)

 

7.1.3. Fazit: Prezi oder PowerPoint?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es immer abhängig von dem zu präsentierenden Thema, der Zielgruppe und den eigenen Präsentationsskills ist, welches Präsentationsprogramm das Geeignete darstellt (Chip, 2014; Mainzer Manager, 2014). PowerPoint ist ideal für das Präsentieren von größeren, linearen Themen, da diese übersichtlich und verständlich gezeigt werden können. Im Gegensatz dazu bietet Prezi die Möglichkeit überraschend und kreativ zu präsentieren und Zusammenhänge ideal darzustellen.

Ich persönlich finde, Prezi ist eine sehr spannende und innovative Form zu präsentieren. Es gehört auch etwas Mut dazu, aber man kann seine Zuhörer damit definitiv überraschen und von sich und seinem Thema überzeugen. Doch finde ich, dass auch PowerPoint seine Berechtigung hat und wenn man alle Tipps dieses Beitrags befolgt, hat man auch mit PowerPoint die Möglichkeit eine begeisternde Präsentation zu halten. In diesem Sinne, wünsche ich euch viele zukünftig mitreißende Präsentationen, die euch und vor allem euren Zuhörern Spaß bereiten. Ihr alleine habt es in der Hand euer Publikum mit Hilfe von PowerPoint, Prezi oder ähnlichem in den Bann zu ziehen und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Denkt immer daran: „Der erste Eindruck ist entscheidend und der letzte bleibt!

 

 

Quellen

Literatur:
• Akhaven-Hezavei, M., Rodatus, A., & Rompel, A. (2014). Handbuch Sekretariat und Office Management. Wiesbaden: Springer Gabler.
• Engst, J. (2011). Präsentieren. Mannheim: Duden Verlag.
• Franck, N. (2012). Gekonnt referieren. Überzeugend präsentieren: Ein Leitfaden für die Geistes- und Sozialwissenschaften. Wiesbaden: Springer VS Verlag für Sozialwissenschaften.
• Reynolds, G. (2008). Zen oder die Kunst der Präsentation. München: Addison-Wesley.
• Williams, R. (2010). Das kleine, feine Präsentationsbuch „für Dich“ : [für alle, die zum ersten Mal präsentieren und es gleich ganz richtig machen wollen]. München: Addison-Wesley.

Elektronische Quellen:
• Chip (2014). Powerpoint vs. Prezi: Ein Vergleich. Abgerufen am 08.12.15 unter http://praxistipps.chip.de/powerpoint-vs-prezi-ein-vergleich_28369
• Hesse-Schrader (2015). Präsentationen strukturieren. Präsentationsziel und Methoden. Abgerufen am 08.12.15 unter https://www.berufsstrategie.de/bewerbung-karriere-soft-skills/praesentation-aha-smart-aida-prinzip.php
• Mainzer Manager (2014). Prezi- das bessere Power Point? Abgerufen am 08.12.15 unter http://mainzer-manager.de/prezi-oder-powerpoint/

 

 

 

 

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