Strukturieren

Im Laufe unseres Alltags werden wir mit unzähligen Informationen konfrontiert, welche wir für den Aufbau unseres Wissens oder für die Erstellung von Dokumenten nutzen. Dabei kann es schwierig werden, einen Überblick über all die verschiedenen Informationen zu behalten, oder zu unterscheiden, welche Informationen wichtig sind und welche nicht.

Wie schaffen wir es, einen Überblick zu behalten und genau die Information zu finden, die wir brauchen? Ganz einfach: indem wir strukturieren.

(1) Ziel des Strukturierens

Das Strukturieren von Informationen ist die Grundlage zum Verstehen und Lernen von großen Mengen an Informationen und stellt eine wesentliche Methode dar, um die Qualität von Informationen zu sichern (Universität Augsburg, 2010).

Wenn wir Informationen strukturieren, dann wollen wir diese verdichten und auf ein Wesentliches reduzieren.
Indem wir die Informationen spezifisch anordnen, können wir sie für uns selbst, aber auch für andere, übersichtlich veranschaulichen. Dies bietet den Vorteil, dass sich einzelne Informationen schnell und leicht wiederfinden lassen. Auch verarbeiten wir die Informationen dadurch besser weiter, was bei der Erstellung neuer Dokumente hilfreich sein kann und viel Zeit und Arbeit erspart. Die Wahl von Schlagwörtern ermöglicht gezieltes Recherchieren und vermindert somit den Aufwand der Erstellung.
Auch beim Lernen von neuen Inhalten spielt das Strukturieren eine relevante Rolle, denn Informationen werden gezielt miteinander verknüpft. Durch die Verknüpfungen werden Beziehungen zwischen Informationen schneller erfasst und verstanden.

Somit dient das Strukturieren der besseren Wissensverarbeitung und dem Aufbau von Wissen.

(2) Wie gehe ich beim Strukturieren vor?

Wann überlege ich mir, wie ich strukturiere? Meistens, wenn eine Arbeit erstellt werden soll, beispielsweise eine wissenschaftliche Arbeit während des Studiums. Einfach drauf los zu schreiben wird sich als wenig sinnvoll und sehr zeit- und kostenintensiv erweisen. Bevor ich also anfange eine wissenschaftliche Arbeit zu schreiben, überlege ich mir zunächst einmal, wie ich dabei vorgehe, was ich alles brauche und wie die einzelnen Arbeitsschritte sind.

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Abbildung 2. Eigene Grafik

Zu Beginn wird zunächst einmal Informations-Material gesammelt. Dabei stellt sich die Frage, welche Materialien für das Thema relevant sind und welche auch für dieses genutzt werden können. Nachdem eine Auswahl der Materialien getroffen wurde, muss entschieden werden, welche Informationen aus diesen Materialien relevant und wichtig sind. Dies kann bspw. mithilfe der SQ3R-Methode geschehen. Um Texte zu bearbeiten, bietet es sich an, wichtige Informationen zu markieren, herauszuschreiben und am besten schon mit Schlagwörtern zu versehen (Schatz, Ugbodu, Meyer & Keis, 2014). Der besseren Anschaulichkeit zugute ist es sinnvoll, die Informationen nicht nur herauszufiltern, sondern diese auch in Beziehung zueinander zu setzen. Dabei bieten sich einige Visualisierungsmethoden an. Information kann bspw. in einer MindMap, einer ConceptMap, einem Diagramm, einer Tabelle, eines Clusters oder einer Zeitreihe erfolgen. Einige dieser Strukturierungsmethoden werden im Folgenden dargestellt.

(3) Strukturierungsmethoden

Welche Methoden dabei helfen Informationen zu strukturieren hängt unter anderem von der Art und Menge der Informationen ab. Informationen können in unterschiedlichen Formaten vorliegen, beispielsweise in Form von Vorträgen, Büchern, Zeitschriften, Bildern oder elektronischen Quellen aus dem Internet. Je nach individuelle Vorlieben und Lernstrategien können bestimmte Strukturierungsmethoden bevorzugt werden (Pasternack, 2015).

Sehr bekannte und häufig verwendete Visualisierungsmethoden sind das MindMapping und das ConceptMapping. Zwei sehr gute Strategien, um Inhalte hierarchisch darzustellen und Beziehungen zu zeigen.

(3.1) MindMapping

Die Methode des MindMappings wurde von Tony Buzan entwickelt und dient dazu sich, wie auf einer Karte, übersichtliche Notizen zu machen. Dabei können Gedanken und Ideen hierarchisch entwickelt und strukturiert werden. Das zentrale Thema wird zunächst in der Mitte platziert. Von hier aus werden die Informationen in Form von Stich- oder Schlagwörtern auf Hauptästen aufgetragen, welche wiederum Unteräste mit Informationen tragen (Universität Augsburg, 2010). Laut Buzan seien bei der Erstellung einer MindMap sowohl die rechte, als auch die linke Hirnhälfte aktiviert, was zu einer verbesserten Lern- und Erinnerungsleistung führe. (Goethe-Universität Frankfurt, 2015; Buzan, 2015). Durch die Aktivierung beider Hirnhälften wird das sprachlich-logische Denken mit dem bildhaft-intuitivem Denken verbunden (Pasternack, 2015).
Bei der Erstellung einer MindMap ist es Buzan besonders wichtig, dass mit unterschiedlichen Farben, Formen und Bildern gearbeitet wird, um verschiedene kognitive Areale zu vernetzen (Buzan, 2015), und somit schon während der Anfertigung den Behaltensprozess in Gang zu setzen.

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Abbildung 3. MindMap-Beispiel: http://www.tonybuzan.com/about/mind-mapping/

(3.2) ConceptMapping

Eine ConceptMap ist ähnlich aufgebaut wie eine MindMap. Sie besteht aus Begriffen (Knotenpunkten), Pfeilen (Verbindungen) und Pfeilbeschriftungen. Dabei werden, im Unterschied zur MindMap, die einzelnen Elemente durch Pfeile und Pfeilbeschriftungen in Beziehung zueinander gesetzt. Das Ziel einer ConceptMap ist es, komplexe Sachverhalte besser zu verstehen und Zusammenhänge sichtbar zu machen (Universität Augsburg, 2010). Die intensive Bearbeitung erleichtert es, sich die Inhalte besser einzuprägen. Je nach Komplexität kann eine ConceptMap allerdings auch sehr unübersichtlich werden. Außerdem ist die Erstellung sehr zeitaufwendig (Methodenwerft, 2012)

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Abbildung 4. Unübersichtlichkeit http://netdna.webdesignerdepot.com/uploads/read_scan_ information/mindmap.jpg

Einschränkungen

Die beiden genannten Methoden bieten sehr viele Vorteile. Wer jedoch versucht eine besonders große Menge an Informationen in eine MindMap einzubauen, wird schnell feststellen, dass diese Art zu arbeiten auch sehr viele Einschränkungen mit sich bringt. Handgeschrieben auf einem Blatt Papier passiert es schnell, dass der Platz nicht mehr ausreicht, um alle Informationen zu verarbeiten.
Ein weiterer Nachteil ist, dass die MindMap bei einer großen Menge an Informationen sehr schnell überladen wirkt. Je mehr Platz verbraucht wird, desto weniger ist die Information verfügbar, da sie nicht schnell wiedergefunden werden kann.
Auch die Selektion der Information ist sehr subjektiv. Nicht immer ist es leicht zu entscheiden, welche Informationen relevant sind und welche für ein größeres Verständnis notwendig sind. Auch die  direkte Zuordnung zu einem der Haupt- oder Unteräste ist vielleicht manchmal schwierig oder unklar.

Es bleibt also immer noch die Frage nach einem geeigneten Werkzeug, um auch große Mengen an Informationen zu strukturieren. Hier ist es sinnvoll das eigene Blickfeld zu erweitern und die Verwendung elektronischer Strukturierungs-Programme in Betracht zu ziehen. Diese bieten gegenüber handschriftlichen Notizen und Strukturierungsmethoden einige Vorteile.

(4) Anforderungen an geeignete Werkzeuge

Zunächst einmal stellt sich die Frage, welche Anforderungen an geeignete Werkzeuge gestellt werden sollten. Welche Funktionen sollten diese Programme besitzen und inwiefern sollte der Nutzer davon profitieren können? Wie sieht das Kosten-Nutzen-Verhältnis aus?
Da Information in verschiedenen Formaten vorliegen kann, sollte ein Programm in der Lage sein verschiedene Medien zu integrieren, insbesondere Bilder und Texte. Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollte es die Möglichkeit geben einzelne Segmente auszublenden und den Fokus auf die gerade relevante Info zu richten. Der Einfachheit halber sollte es auch eine Suchfunktion geben, die es ermöglicht gezielt Information zu finden.
Weiterhin sollte es die Möglichkeit geben Informationen auf verschiedene Arten anzuordnen, insbesondere die hierarchische Anordnung. Am wichtigsten ist es jedoch, dass die Informationen untereinander vernetzt werden können, damit Beziehungen schnell und einfach erfasst werden. Diese Funktionen dienen alle dazu den Prozess des Strukturierens möglichst vollständig und genau zu vollziehen.

Die Programme sollten so aufgebaut und designt sein, dass Funktionen direkt verstanden und angewendet werden können. Auch die Einarbeitungszeit und der Einarbeitungsaufwand sollten möglichst  gering sein.

Da wir uns im Laufe des Alltags an verschiedenen Orten befinden, sollten die Programme von überall angewendet werden können. Auch der Zugriff auf bereits gesammelte und strukturierte Information sollte zu jedem Zeitpunkt möglich sein, im besten Fall auch von unterschiedlichen Medien (Laptop, Smartphone usw.).

(5) Software zum Strukturieren

Die folgenden Programme eignen sich um Struktur in die eigenen Notizen zu bringen und können je nach individuellen Vorlieben genutzt werden.

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(5.1) FreeMind

Das Programm FreeMind ist als kostenloser Download verfügbar und in der Lage komplexe MindMaps zu erstellen. Das Programm lässt sich unter Windows, Linux und Apple Os-X installieren (Hoegerl, 2009). Eine MindMap zu erstellen gestaltet sich mit diesem Programm sehr einfach. Im Zentrum steht das zu bearbeitende Thema und um das Zentrum herum lassen sich über einfache Tastenkombinationen beliebig  viele Äste bilden, welche wiederum beliebig viele weitere Äste bilden können.
Die MindMap befindet sich auf einer weißen Fläche, in welcher problemlos hoch und runter gescrollt werden kann. Dadurch, dass sich die Äste leicht verschieben oder neu anordnen lassen, bietet das Programm die Möglichkeit der permanenten Umorganisierung (Hoegerl, 2009; Pasternack, 2015). Durch Anklicken eines Astes lassen sich alle anschließenden Äste öffnen oder schließen, dies ermöglicht es Informationen gezielt anzuschauen und gerade nicht relevante Informationen der MindMap auszublenden.
Alle Äste können mit Symbolen versehen werden, welche der Übersichtlichkeit und der Kategorisierung dienen. Bei offenen Fragen kann bspw. ein Fragezeichen gewählt werden. Ebenfalls lassen sich die Inhalte der einzelnen Äste in unterschiedlichen Farben markieren.

FreeMind bietet also einige Funktionen um MindMaps zu erstellen. Dies stellt jedoch nur eine Basisfunktion dar und weist gewisse Einschränkungen auf. Wer langfristig mit dem Prinzip der MindMap arbeiten möchte, sollte sich überlegen, inwiefern es sinnvoll ist, auf komplexere kostenpflichtige Programme, wie MindView, MindJet oder MindGenius umzusteigen. Diese bieten neben der Erstellung von MindMaps auch andere Funktionen und lassen sich zusätzlich noch in Office-Programme integrieren.

(5.2) Outliner

Outliner werden auch elektronische Zettelkästen genannt, da sich mithilfe dieser Programme Textabschnitte nach Kategorien sortieren und mit Schlagworten versehen lassen. Die Verwendung von Outlinern ist sehr übersichtlich, da Unterpunkte ausgeblendet werden können und nur die thematischen Überschriften sichtbar sind. Die zugehörigen Inhalte sind hierarchisch wie in einer Baumstruktur gegliedert und ähneln stark dem Prinzip der MindMap.
Diese Programme eignen sich besonders gut zur Organisation von Texten, sowie deren Verarbeitung (Wikipedia, 2015), und zur Erstellung von ToDo-Listen (Müller, 2014).
Im Internet werden unterschiedlich komplexe Programme zur Nutzung angeboten. Von einfachen Programmen, wie WorkFlowy, bis zu komplexeren, in welchen auch Bildelemente verwendet werden können.

(5.3) OneNoteBild8

Bei OneNote handelt es sich um ein Notizprogramm, welches unter den Microsoft Office Programmen zu finden ist. Es ermöglicht alle Arten von Notizen elektronisch anzulegen und bestimmten Themen zuzuordnen (Wischner, 2014).

Mit dem Programm lassen sich verschiedene virtuelle Notizbücher anlegen, von persönlichen Notizen bis hin zum Arbeitskontext. Diese Notizbücher wiederum sind hierarchisch in verschiedene Abschnitte gegliedert, sodass man bspw. zum Arbeitskontext einen Abschnitt zu einem Projekt anlegen kann. In jedem Abschnitt lassen sich beliebig viele Seiten erstellen.
Eine Seite besteht aus einer weißen Fläche. Wenn man irgendwo auf dieser Fläche klickt, öffnet sich ein Fenster in welchem Texte verfasst werden können. Die einzelnen Zeilen des Textfeldes lassen sich mit unterschiedlichen Tags versehen, wodurch die Art der Information direkt sichtbar wird. Hier reicht es von „Frage“ zu „Für später vormerken“ bis zu „Aufgaben“, welche sich hervorragend anbieten, um ToDo-Listen zu erstellen.

Einen weiteren Vorteil den OneNote bietet ist die Integration verschiedener Medien. Es lassen sich problemlos Dokumente in verschiedenen Formaten, sowie Bilder, Zeichnungen, Dateien und Inhalte von Webseiten ablegen. Dabei gibt es keine Größenbeschränkungen. Alle Inhalte im Arbeitsbereich können flexibel platziert, verschoben oder umsortiert werden.

Besonders hilfreich ist die Suchfunktion, mit der bestimmte Informationen schnell gefunden werden können. Dank sehr guter Texterkennungsfunktion, können sogar eingescannte Texte erkannt und in die Suche mit einbezogen werden. Man kann also einfach Dokumente ablegen und diese schnell wiederfinden.

Das Programm lässt sich von überall aus nutzen und auf unterschiedlichen Geräten synchronisieren. Während des Arbeitens mit OneNote werden alle Schritte des Arbeitsprozesses direkt und vollautomatisch gesichert, dank des integrierten Backup-Systems.

OneNote eignet sich ebenfalls für die Arbeit im Team, da die Bearbeitung der Notizen auch zugleich mit mehreren Personen möglich ist.

Im Großen und Ganzen bietet OneNote also eine Vielzahl an Funktionen, welche das alltägliche Anlegen von Notizen enorm erleichtert. Es stellt sich jedoch die Frage, warum das Programm so unbekannt und wenig verwendet ist und warum trotz der Vielzahl an Funktionen sehr viele Menschen die herkömmliche Notizenverarbeitung mit Papier und Stift bevorzugen.

Fazit

Informationen zu strukturieren erweist sich als nützlich und zeitsparend. Es hilft uns dabei Beziehungen zwischen Inhalten zu erfassen, Irrelevantes auszublenden und erleichtert das Lernen und das Erstellen neuer Dokumente. Die Frage, wie wir jedoch am besten strukturieren, muss sich jeder selbst beantworten, denn welche Methode am geeignetsten ist, dass hängt stark von den eigenen Vorlieben ab.

Quellen

Buzan, T. (2015). MindMapping. Abgerufen am 20.11.2015 von: http://www.tonybuzan.com/about/mind-mapping/

Göthe-Universität Frankfurt (2015). MindMapping. Abgerufen am 20.11.2015 von: https://www.uni-frankfurt.de/53571999/Mindmapping

Hoegerl. (20.12.2009). MindMapping – Gedanken sammeln und strukturieren. Abgerufen am 22.11.2015 von: http://www.html-lernen.de/2009/12/mindmapping-gedanken-sammeln-und-informationen-strukturieren/

Methodenwerft (2012). ConceptMapping. Abgerufen am 21.11.2015 von: http://www.methodenwerft.de/methoden/concept-mapping/

MindMapping.com. (2014). Mind Mapping Software Tipps. Abgerufen am 20.11.2015 von: http://www.mindmapping.com/de/mind-mapping-software-tipps.php

Müller, N. (09.12.2014). 3 Wege den eigenen Schreibprozess zu strukturieren. Abgerufen am 20.11.2015 von: http://www.schreiben.net/schreiben/drei-moeglichkeiten-den-eigenen-schreibprozess-zu-strukturieren-tools-und-techniken-212/

Pasternack, P. (2015). Selbstorganisation – Techniken zur hinreichenden Reduzierung der eigenen Unzulänglichkeit. Abgerufen am 18.11.2015 von: http://www.peer-pasternack.de/texte/PP_Selbstorga.pdf

Reich, K. (2003). MindMapping. Abgerufen am 22.11.2015 von: http://methodenpool.uni-koeln.de/download/mindmapping.pdf

Riedel, F. (19.02.2003). Warum ist es sinnvoll Dokumente zu strukturieren? Abgerufen am 20.11.2015 von: http://www.riedel-doku.de/images/download/dokumentestrukturieren.pdf

Schatz, D., Ugbodu, J., Meyer L. & Keis, T. (2014). Sammeln und Strukturieren von Informationen/Quellen für Seminararbeiten. Abgerufen am 22.11.2015 von: http://medien-dz.ph-gmuend.de/mediawiki/images/6/6a/Sammeln_und_Strukturieren_von_Informationen.pdf

Universität Augsburg (2010). Baustein IX: Informationen ordnen & strukturieren. Abgerufen am 19.11.2015 von:  http://informationskompetenz.e-learning.imb-uni-augsburg.de/node/1098

Wikipedia (10.11.2015) Gliederungseditor. Abgerufen am 20.11.2015 von: https://de.wikipedia.org/wiki/Gliederungseditor

Wischner, S. (2014) Was ist OneNote? Abgerufen am 19.11.2015 von: http://onenote-blog.de/was-ist-onenote/

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