Groupware

Abb.1http://www.arrabal-is.com/images/services/groupware.jpg

Abb.1 Groupware                                                   Aus: http://www.arrabal-is.com/images/services/groupware.jpg

  1. Was ist Groupware?

Der Begriff „Groupware“ ist ein Kunstwort, das sich aus den englischen Begriffen „group“ und „software“ zusammensetzt (Klinke, 2008). Das erste Mal wurde der Begriff von Johnson-Lenz (1982) geprägt, die Groupware als „(…) intentional group processes and software to support them (…)“, beschrieben. Der Grundgedanke war also einen zielgerichteten Gruppenprozess durch Software zu unterstützen. Ellis, Gibbs, & Rein (1991) definieren Groupware als „computerbased system, that support groups of people engaged in an common task (or goal) and that provide an interface to a shared environment”. Die Betonung liegt hierbei vor allem auf der gemeinsamen Aufgabe und der gemeinsamen Arbeitsumgebung. Eine weitere Definition stellen Teufel, Sauter, Mühlherr & Bauknecht (1995) auf, die Groupware als „aus Software und eventuell spezifischer Hardware bestehende Systeme, durch die Gruppenarbeit unterstützt und ermöglicht wird“, beschreiben. Sie unterstreichen nicht nur die Unterstützung der Gruppenarbeit, sondern die Ermöglichung einer Gruppenarbeit durch Groupware.

Aufgrund der Neuheit und Wandel des Begriffs gibt es in der Literatur noch keine einheitliche Definition von Groupware. Einigkeit besteht jedoch darin, dass Groupware die praktische Umsetzung der theoretischen Erkenntnisse des Forschungsgebiets Computer-supported Cooperartive Work (CSCW) ist. CSCW wurde erstmals im Jahre 1984 als Name eines Workshops benutzt, in dem unterschiedliche Disziplinen zusammenkamen, um computergestützte Gruppenarbeit zu verbessern und effizienter zu gestalten. In diesem interdisziplinären Forschungsgebiet befinden sich unter anderem die Organisations- und Führungslehre, die Psychologie, die Soziologie und die Informatik (Teufel et al., 1995). Seitdem finden alle zwei Jahre Konferenzreihen statt, die das Forschungsgebiet CSCW international repräsentieren. ACM CSCW (seit 1986) ist der Repräsentant in den USA und E-CSCW (seit 1989) in Europa (Koch, 2012).

Abb. 2 Die Interdisziplinarität von CSCW Aus: Teufel, S., Sauter, C., Mühlherr, T. & Bauknecht, K. (1995). Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Bonn: Addison-Wesley.

Abb. 2 Die Interdisziplinarität von CSCW         Aus: Teufel, S., Sauter, C., Mühlherr, T. & Bauknecht, K. (1995). Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Bonn: Addison-Wesley.

2. Klassifikation von Groupware

2.1 Raum-Zeit-Taxonomie

Die erste Klassifikation von Groupware wurde von Johansen (1991) vorgeschlagen, der Groupware-Systeme nach Raum und Zeit einteilte. Die Raum-Zeit-Taxonomie unterscheidet, ob Gruppenmitglieder zeitgleich oder zeitversetzt miteinander interagieren und ob sie sich am gleichen Ort oder an verschiedenen Orten aufhalten.

Das Modell bildet vier Quadranten ab (s. Abb. 3):

  1. Quadrant: Gleicher Ort/Gleiche Zeit
  2. Quadrant: Gleicher Ort/Verschiedene Zeit
  3. Quadrant: Verschiedener Ort/Gleiche Zeit
  4. Quadrant: Verschiedener Ort/Verschiedene Zeit

Je nach Konstellation kann das geeignete Groupware-System gewählt werden. Arbeiten die Gruppenmitglieder sowohl am gleichen Ort als auch zur gleichen Zeit, so kommen Systeme wie Abstimmungswerkzeuge, Gruppenmoderationssysteme und Brainstormingunterstützung in Frage. Wenn die Gruppenmitglieder am gleichen Ort, aber nur zu verschiedenen Zeiten arbeiten können, so kann ein gemeinsamer Gruppenarbeitsraum sowie das Einsetzen von schwarzen Brettern die Gruppenarbeit ermöglichen. Befinden sich die Mitglieder nicht am gleichen Ort, müssen aber zeitgleich arbeiten, werden Systeme wie Videokonferenzen, Application Sharing und virtuelle Sitzungsräume eingesetzt, um die Gruppenarbeit zu unterstützen. Doch wenn sich die Mitglieder an verschiedenen Orten befinden und nur zeitversetzt arbeiten können, so kommen Systeme wie E-Mail, Nachrichtensysteme, Wissensmanagementsysteme und Gruppen-Portale zum Einsatz. Es ist aber zu beachten, dass komplexere Groupware-Systeme häufig mehrere Quadranten gleichzeitig abdecken.

Abb. 3 Raum-Zeit-Taxonomie nach Johansen Aus: Gross, T., & Koch, M. (2007). Computer-Supported Cooperative Work. Oldenburg.

Abb. 3 Raum-Zeit-Taxonomie nach Johansen   Aus: Gross, T., & Koch, M. (2007). Computer-Supported Cooperative Work. Oldenburg.

2.2 3 K-Modell

Aufgrund der Einschränkung des Modells der Raum-Zeit-Taxonomie präsentieren Teufel et al. (1995) ein anderes Klassifikationsschema, das 3K-Modell, das Groupware nicht nach Raum und Zeit, sondern nach ihrer Unterstützungsfunktion einteilt. Der Ansatz liegt hierbei auf den Prozessen, die für eine effektive Gruppenarbeit bedeutsam sind. Diese Prozesse bzw. Unterstützungsfunktionen sind Kommunikation, Koordination und Kooperation.

Teufel et al. (1995) definieren diese Unterstützungsfunktionen wie folgt:

  • Kommunikation                                                                                           „Kommunikation ist die Verständigung mehrerer Personen untereinander.“
  • Koordination                                                                                                             „Koordination bezeichnet jene Kommunikation, welche zur Abstimmung aufgabenbezogener Tätigkeiten, die im Rahmen von Gruppenarbeit ausgeführt werden, notwendig ist.“
  • Kooperation                                                                                                         „Kooperation ist jene Kommunikation, die zur Koordination und zur Vereinbarung gemeinsamer Ziele notwendig ist.“

Je nach Ausmaß, in der die drei Ks unterstützt werden, lassen sich die Systeme in einem Dreieck positionieren (s. Abb. 4). Die zugeordneten Systeme lassen sich wiederum in vier Systemklassen zusammenfassen, die sich überschneiden, da Groupware in der Regel verschiedene Funktionen integriert. Diese vier Systemklassen sind Kommunikation, gemeinsame Informationsräume, Workflow-Management und Workgroup Computing.

Abb.3 3K-Modell von Teufel et al. (1995)

Abb.4 3K-Modell von Teufel et al. (1995)           Aus: http://winfwiki.wi-fom.de/images/thumb/d/d9/3K-Modell.png/800px-3K-Modell.png

Systemklasse – Kommunikation                                                                   Kommunikationssysteme sollen in erster Linie die Überbrückung der  räumlichen und zeitlichen Differenz unterstützen, um den expliziten Informationsaustausch zwischen Kommunikationspartnern zu ermöglichen. Beispiele solcher Systeme sind E-Mails, Videokonferenzsysteme und Bulletin-Board Systeme.

Systemklasse – gemeinsame Informationsräume                                                             Mit Hilfe dieser Systeme werden für Gruppen gemeinsame Informationsräume bereitgestellt. Die Informationen werden in diesen Räumen für einen längeren Zeitraum gespeichert und anhand von speziellen Zugriffsmechanismen können die Benutzer die gespeicherten Informationen gleichzeitig abrufen und bearbeiten. Hier findet ein impliziter Informationsaustausch statt. Zu dieser Klasse gehören z.B. verteilte Hypertextsysteme, spezielle Datenbanken und Bulletin-Board Systeme.

Systemklasse – Workflow Management                                                                         Ein Workflow ist eine endliche Folge von Arbeitsprozessen, die zur Bearbeitung eines Gesamtvorgangs notwendig sind. Diese Prozesse werden in der Regel von einer großen Anzahl von Beteiligten ausgeführt. Workflow Management unterstützt primär die Koordination, welche Aufgaben der Modellierung, Simulation, Ausführung und Steuerung von Workflows umfasst (Teufel et al., 1995). Diese Systeme eignen sich besonders für strukturierte Aufgaben mit hoher Wiederholungsfrequenz wie Routinetätigkeiten oder Sachbearbeitung (Nastanski, Bruse, Haberstock, Huth, & Smolnik, 2005). Neben speziellen Workflow-Management Werkzeugen dienen auch E-Mails und Datenbanken für die Unterstützung der Koordination.

Systemklasse – Workgroup Computing                                                                             Der Schwerpunkt dieser Systeme liegt auf Kooperation von Personen innerhalb einer Gruppe (Teufel et al., 1995). Die Aufgaben, die diese Gruppen zu erfüllen haben, weisen einen mittleren bis geringen Strukturierungsgrad und eine niedrige Wiederholungsfrequenz auf. Applikationen, die die Erfüllung dieser Aufgaben unterstützen, müssen demnach flexibel in Bezug auf die entsprechende Aufgabe einsetzbar sein (Nastanski et al., 2005). Hierzu gehören u.a. Planungssysteme wie Terminverwaltungs- und vereinbarungssysteme, Gruppeneditoren und Entscheidungs- und Sitzungsunterstützungssysteme (Teufel et al., 1995).

3. Awareness – Unterstützung

Awareness ist ein wichtiger Bestandteil für eine effektive und effiziente Kommunikation zwischen Gruppenmitgliedern, die sich in verschiedenen Orten befinden.  Unter Awareness versteht man die Informationen über einander, über gemeinsame Artefakte und über den Gruppenprozess. Mit Hilfe der Awareness-Unterstützung soll die Isolation der Benutzer voneinander reduziert werden (Gross & Koch, 2007).

Nach Gutwin et al. (1996) lassen sich vier Formen von Awareness-Information unterscheiden:

  1. Informelle Awareness                                                                                               Informiert die Benutzer über die Präsenz und Verfügbarkeit der anderen Benutzer.
  2. Soziale Awareness                                                                                                 Liefert durch nonverbale Signale Informationen über die Aufmerksamkeit, Interesse und emotionale Zustände der anderen Benutzer in einer Kommunikationssituation.
  3. Awareness über die Gruppenstruktur                                                             Ermöglicht Informationen über die Gruppe, Rollen, Verantwortlichkeiten, Status und Position der Gruppenmitglieder.
  4. Workspace Awareness                                                                                                 Liefert Wissen über die Interaktion in einem bestimmten gemeinsamen Arbeitskontext.

4. Beispiele für Awareness  

4.1 Instant Messaging

Die Hauptaufgabe von Instant Messaging (IM) Systemen ist das Informieren über die Anwesenheit und Verfügbarkeit von Gruppenmitgliedern. Benuzter können ihre eigene Präsenz- und Verfügbarkeitsstati setzen, die von anderen Benutzern abgerufen werden können. Auf diese Weise wird die Abstimmung in der Gruppe erleichtert sowie Spontangespräche via Text-, Audio- oder Videokonferenzen zwischen gleichzeitig angemeldeten Gruppenmitgliedern  werden ermöglicht.

Die derzeit verfügbaren IM-Systeme lassen sich in drei Bereiche einteilen:

  • Standard-IM Anwendungen
Instant Messaging Aus: http://www.businessproductivity.com/wp-content/uploads/2011/11/052-Images-Trends-in-Instant-Messaging.jpg-.jpg

Abb. 4 Instant Messaging                                       Aus: http://www.businessproductivity.com/wp-content/uploads/2011/11/052-Images-Trends-in-Instant-Messaging.jpg-.jpg

  • Unternehmens-IM AnwendungenIm Vergleich zu Standard-IM Anwendungen versprechen sie eine höhere Sicherheit, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit und bieten integrierte Verzeichnisdienste sowie Archivierungsmöglichkeiten.Beispiele für derartige Systeme sind IBM Lotus Instant Messaging and Web Conferencing, Microsoft Office Live Communications oder Novell Group Wise.
  • IM-ForschungsprototypenAuf Basis von Herausforderungen bereits bestehender IM-Lösungen versuchen Forscher neuartige Konzepte zu entwickeln. Eine Herausforderung ist beispielsweise die Anpassung von Online-Stati, d.h. es soll ein möglichst geringer Aufwand an der Informationsquelle entstehen, während ein möglichst großer Nutzen beim Informationskonsumenten zu verzeichnen ist. Ein Prototyp ist die PRIMInality Infrastruktur, die Online-Stati durch Einsatz von Software- und Hardware-Sensoren kombiniert mit Bewegungssensoren im Büro automatisch setzt.

4.2 Media Spaces

Media Spaces unterstützen informelle Awareness und ermöglichen Spontangespräche in informellen Situationen, die durch zufällige Teilnehmer, keine klare Agenda, hohe Interaktivität und informelle Sprache charakterisiert sind.

Grundsätzlich werden zwei Formen von Media Spaces unterschieden:

  • Permanente Awareness-Systeme                                                                           Permanente Awareness Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie permanent Informationen über Präsenz, Aktivität und Verfügbarkeit von Nutzern eines virtuellen Raums liefern. Beispiele hierfür sind Polyscope und Vrooms, die Videostandbilder der Benutzer präsentieren. Jeder Beobachter kann entscheiden in welchen Zeitintervallen die Bilder aktualisiert werden sollen und jeder beobachteter Benutzer kann angeben, ob er beobachtet werden möchte oder nicht. Das Vrooms System ist ein Nachfolger von Polyscobe und bietet eine Verbesserung des Schutzes der Privatsphäre und der Reziprozität. Außerdem wurden virtuelle Räume für soziale Interaktionen und Konversationen mit Videobildern oder –konferenzen eingeführt.
  • Soziale „Stöber-Systeme“                                                                                           Soziale „Stöber-Systeme“ erlauben den Benutzern in virtuellen Umgebungen nach anderen Benutzern zu stöbern und zu suchen. Zu diesen Systemen gehören  z.B. Montage und Ravenscraft Audio Video Environment. Mit dem System Montage können Nutzer durch virtuelle Flure navigieren und in Büros anderer Benutzer einblicken, um ihre Unterbrechbarkeit zu prüfen. Dies geschieht reziprok, d.h. sobald jemand einen Blick in ein Büro wirft, kann auch der Besitzer des Büros den Besucher sehen. Außerdem können Benutzer ihre Verfügbarkeit durch eine virtuelle Bürotür, die offen oder geschlossen sein kann oder durch Türschilder verdeutlichen (Gross & Koch, 2007).

Literatur

Ellis, C. A., Gibbs S. J., & Rein, G. L. (1991). Groupware: Some Issues and Experiences. Communications of the ACM (Vol. 34, Nr.1, S.38-58).

Gross, T., & Koch, M. (2007). Computer-Supported Cooperative Work. Oldenburg.

(Gutwin, C., Greenberg, S., & Roseman, M., 1996) in Wehner, (2014). Wissenspsychologie Wiki: CSCW. Abgerufen am 29.10.15 unter https://www.psychologie.uni-freiburg.de/Members/rummel/alt/wisspsychwiki/wissenspsychologie/index.html/CSCW

Johansen, R. (1991). Teams for Tomorrow. In Proc. Twenty-fourth Annual Hawaii International Conference on System Sciences. IEEE Computer Society Press (Vol. 3, S. 521-534). Hawaii.

Klinke, Martina (2008). Groupware in Kleinunternehmen: eine empirische Untersuchung. Hamburg.

Koch, M.  (04. November 2012). Computer-Supported Cooperative Work (CSCW). In Gronau, N. et al. (Hrsg.), Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik Online-Lexikon. Abgerufen von http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/daten-wissen/Informationsmanagement/IT-Infrastruktur/Informations–und-Kommunikationstechnologien/computer-supported-cooperative-work-cscw/index.html

Nastanski, R., Bruse, T., Haberstock, T., Huth, C., & Smolnik, S. (2005). Büroinformations-und Kommunikationssysteme: Groupware, Workflow-Management, Organisationsmodellierung und Messaging-Systeme. Abgerufen von http://gcc.uni-paderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit.nsf/0/01a8ce258dbd6889c1256b190051ca59/$FILE/Bausteine-B_Teil-2_Kap-21.pdf

Teufel, S., Sauter, C., Mühlherr, T., & Bauknecht, K. (1995). Computerunterstützung für die Gruppenarbeit.  Bonn: Addison-Wesley.

Advertisements

Ein Gedanke zu „Groupware

  1. Pingback: Koordination | Denkwerkzeuge im Wissensmanagement

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s