Persönliches Wissensmanagement

Seit Beginn dieses WS 2015/16 befassen sich im Rahmen eines Seminars der Arbeits- und Organisationspsychologie die SeminarteilnehmerInnen mit dem Thema „Denkwerkzeuge im Wissensmanagement“. Nach einer Einführung durch den Dozenten Herrn Prof. Dr. Sengpiel in die Thematik wurde zunächst von einer Seminargruppe über das Thema „Wissensmanagement“ referiert. Hierauf baut der folgende Beitrag zum „persönlichen Wissensmanagement“ auf, welcher in Form eines Referats am 04.11.2015 gehalten wurde.

Persönliches Wissensmanagement (PWM)

Nachdem es bei der vorangegangenen Sitzung um eine eher instrumentelle Sichtweise des Wissensmanagements ging und das Individuum im Hintergrund stand, wird nun im PWM eine Perspektive angenommen, die das Individuum und dessen Ziele in den Vordergrund stellt (Reinmann & Eppler, 2008). Obwohl der Begriff „persönliches Wissensmanagement“ unbekannt sein mag, sollte jeder in seinem Alltag bereits mit der Thematik des persönlichen Wissensmanagements in Berührung gekommen sein, wie der folgende Abschnitt verdeutlichen soll.

1. Thematik, Definition und Zielsetzung des PWM

Um den Inhalt und die Relevanz des Themas zu verdeutlichen, sollen folgende Fragen dem Leser klar machen, dass einige Themen des Alltags gleichzeitig thematische Inhalte des PWM widerspiegeln:

  • Gibt es ein Fachgebiet, welches Sie seit mehr als einem Jahr genauer betrachten möchten, aber bisher nicht aufgreifen konnten?
  • Ist es in Ihrer Arbeit schwer, den Gesamtzusammenhang nicht aus den Augen zu verlieren?
  • Wie schätzen Sie ihre aktuelle Situation (Ist) ein? Wohin möchten Sie sich entwickeln (Soll)? (vgl. Eppler, 2004; Scarimbolo & Geyer-Hayden, 2008/2009)

In der ersten Frage sollte sich so gut wie jede Person wiederfinden, da es hier um eine möglicherweise starke Inkonsequenz geht, mit der Personen ihren Interessen nachgehen. Oft wird mangelnde Zeit als Grund genannt, weshalb z.B. das genauere Betrachten eines Fachgebiets nicht aufgenommen wird. Den richtigen Zeitpunkt, um damit anzufangen, scheint es bei der Vielzahl der täglichen Abläufe dafür einfach nicht zu geben.
Die zweite Frage weist auf die Schwierigkeit hin, die Informationsflut im Alltag durch adäquates Informationsmanagement zu bewältigen. Auch diese Thematik ist Gegenstand des PWM.
Die dritte und letzte Frage soll den Fokus auf die persönlichen Ziele einer Person lenken, welche eine wichtige Rolle im PWM spielen. Zu wissen, wo man sich hinsichtlich seiner Zielerreichung befindet und wohin man sich entwickeln möchte, ist ausschlaggebend für die Bewältigung und den Umgang mit dem eigenen Wissen.

Nachdem die o.g. thematischen Aspekte des PWM betrachtet wurden, darf eine genaue Definition nicht fehlen. Nach Tsui (2002) spricht man von persönlichem Wissensmanagement, wenn Individuen in ihren täglichen Aktivitäten Wissen suchen, sammeln, klassifizieren, bewahren und abrufen. Dabei geht es nicht nur um Arbeitstätigkeiten, sondern auch um Tätigkeiten in Familie, Freizeit und anderen Lebensbereichen (vgl. Reinmann & Eppler, 2008). Diese Definition veranschaulicht besonders den alltäglichen Charakter des PWM und stellt somit das Individuum und dessen Ziele in den Vordergrund.
Ob man bei dieser Definition bleibt oder sich für eine andere entscheidet; das PWM wird definitionsübergreifend als zielbezogen, systematisch und eigenverantwortlich definiert. Auch dass die Planung ein wesentlicher Teil im PWM darstellt, scheint wenig strittig (Reinmann & Eppler, 2008). Zielsetzung des PWM besteht somit darin, den Zugang zu wichtigem Wissen zu gewährleisten, die Selektion von kritischem Wissen zu verbessern, neues Material schneller zu erlernen und das eigene Wissensportfolio strategisch weiterzuentwickeln (vgl. Eppler, 2004).


2. Welche Bereiche umfasst das PWM?

Das PWM umfasst fünf Bereiche, die im Folgenden näher erläutert werden: Persönlichen Ziele, persönliche Kompetenz, Lernen als Grundlage des Wissens, Sozialkompetenz und Informationsmanagement.

2.1. Persönliche Ziele im WM
Das PWM orientiert sich an den Zielen der einzelnen Person und unterstützt die berufliche und persönliche Entwicklung. Hierbei ist es von großer Bedeutung die eigenen Ziele richtig einordnen zu können, um passende Instrumente für die Zielerreichung zu finden. Reinmann und Eppler (2008) bieten mit ihrem Anforderungsraster ein Diagnoseinstrument an, das als Hilfsmittel dient, eine gegebene Situation hinsichtlich eines gesetzten Ziels zu analysieren und somit eine passende Lösungsfindung einzuleiten.   
Ziele

Während es sich bei operativen Zielen um Herausforderungen handelt, welche eine unmittelbare Problemlösung ermöglichen, sind bei strategischen Zielen die Herausforderungen eher langfristig angelegt. Wenn die Aufgaben zur Zielerreichung konkret und planbar sind, spricht man von Effizienzzielen; Innovationsziele hingegen beinhalten eher emergente Herausforderungen, welche eine innovative Problemlösestrategie benötigen. Eine Herausforderung, die sich aus verschiedenen Zieltypen zusammensetzt, bedarf unterschiedlicher Lösungsmethoden:
Handelt es sich um ein operatives Ziel und das zur Problemlösung notwendige Wissen ist vorhanden und wird fokussierend auf ein bestimmtes Problem angewendet, ist konvergentes Problemlösen erforderlich. Wenn jedoch das Prinzip zur Problemlösung nicht bekannt ist, es also selbstständig gefunden werden muss durch Expansion eigener Fähigkeiten, ist ein divergentes Lösungsprinzip adäquat.
Handelt es sich um ein strategisches Effizienziel (d.h. ein langfristiges und fokussiertes bzw. spezifisches Ziel), werden Fachkompetenzen entwickelt werden müssen, die sich auf
konkrete Inhalte oder Domäne beziehen. Wenn die Spezifizierung auf konkrete Anforderungen nicht mehr gegeben ist und ein innovativer Lösungsansatz gefunden werden muss, bei dem die eigenen Fähigkeiten erweitert werden müssen (strategisches Innovationsziel), werden überfachliche Kompetenzen bzw. Schlüsselkompetenzen benötigt.

Um seine Ziele zu erreichen und eine klare Entwicklung eines Wissensfahrplans zu erstellen, bietet es sich an, eine Ableitung von übergeordneten Zielen zu konkreten Zielen zu gestalten(z.B.: Um die Verwaltungsprobleme meines Sportvereins in den Griff zu bekommen, werde/möchte ich im nächsten Jahr einen Lehrgang besuchen, beginne aber sofort Fachzeitschriften zu lesen, um einen besseren Überblick über aktuelle Verwaltungstechniken und Erfahrungen anderer Sportvereine zu diesem Thema zu erhalten).

2.2. Persönliche Kompetenzen
Persönliche Kompetenzen beinhalten eine Vielzahl von Fähigkeiten, welche einen Einfluss auf den Umgang und die Bewältigung von Wissen haben können. Entscheidungsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit sind nur einige davon. Derartige persönliche Kompetenzen ermöglichen es effektiv in dem PWM vorzugehen und eigenen Zielen erfolgreich nachzugehen. Hierzu ist es sicherlich von Vorteil, seine eigenen Stärken zu kennen und diese an die jeweilige Situation anpassen und ausbauen zu können.
Zudem variieren die Prozesse, die bei der Nutzung von neuen Informations- und Kommunikationstechniken oder auch zur Verbesserung von Arbeits- und Problemlöseprozessen ablaufen und notwendig sind, je nach Anspruch und emotional-motivationaler Involviertheit des Individuums (vgl. Eppler, 2004).  Stimmungen (Emotionen), Wille (Volition) und Interesse (Motivation) beeinflussen kognitive wie auch metakognitive Prozesse: Wie wir mit Wissen umgehen ist eng damit verbunden, ob wir uns wohlfühlen, ob wir Angst, Wut, Freude oder Glück empfinden, ob das Wissensgebiet uns interessiert, langweilig ist oder uns überfordert (vgl. Reinmann & Hartung, 2013 ). Die Berücksichtigung der emotional-motivationalen Involviertheit einer Person beim Einsatz individueller Wissensmanagement-Instrumente kann z.B. bei der Implementierung bestimmter Aufgaben vorteilhaft sein: Das Wissen um die Wahrscheinlichkeit potenzieller emotionaler Schwierigkeiten und motivationaler Hindernisse verbessert nämlich die Möglichkeit, präventiv tätig zu werden und einige Aspekte im PWM frühzeitig zu unterstützen (Reinmann & Vohle, 2004).

2.3. Lernen als Grundlage des Wissens
Eine wichtige Annahme, die der Entwicklung und Verbesserung im Wissensmanagement einer Person zugrunde liegt, ist die Auffassung, dass der Mensch in der Lage ist seine Denk- und Lernprozesse bewusst zu steuern. Hierzu werden kognitive Lernstrategien sowie metakognitive Lernstrategien verwendet, welche den Erfolg von PWM beeinflussen können.  (vgl. Reinmann &Eppler)
Lernen und Wissen stehen in einem engen Verhältnis zueinander und stellen auf eine bestimmte Art und Weise unterschiedliche Sichtweisen eines Phänomens dar. Lernen kann als ein nicht unmittelbar beobachtbarer Vorgang beschrieben werden, der insbesondere durch Erfahrungen einer Person beeinflusst wird und zu relativ stabilen Veränderungen im Verhalten und im Wissen führt. Wissen wiederum lässt sich als Resultat menschlichen Handels und Erkennens beschreiben und beruht auf kognitiven Strukturen von Individuen. Diese Strukturen sind das Resultat der Auseinandersetzung des Individuums mit der Umwelt. Ein solcher Wissensbegriff fokussiert also auf  den Aufbau und die Veränderung kognitiver Strukturen, die auch dem Lernen zugrunde liegen (vgl. Reinmann & Eppler, 2008).
Bezogen auf das PWM bedeutet dies, dass es Aufgabe des PWM ist, eigenes Wissen und anderweitig vorhandenes Wissen durch abgestimmte Tätigkeiten in die rechte Bahn zu lenken und zu organisieren; anderseits den vielfältigen Anforderungen offen zu begegnen und mit vorhandenen Hilfsmitteln geschickt umzugehen. Dies wird wiederum beeinflusst durch die bereits besprochenen eigenen Zielen und persönlichen Fähigkeiten einer Person. Lernstrategien und
-methoden spielen beim Lernen sowie beim Wissensaufbau ebenso eine zentrale Rolle.
Folgende Abbildung  (Abb. 1) veranschaulicht die Verbindung zwischen Lernen und Wissen:

Abb. 1 Jarche,H., (2013) PKM Framework aus Robes, J., WHAT'S IN IT FOR ME? http://www.w-und-b.com/berufliche-bildung-im-web/ab.php

Abb. 1 Jarche,H., (2013) PKM Framework
aus Robes, J., WHAT’S IN IT FOR ME?
http://www.w-und-b.com/berufliche-bildung-im-web/ab.php

Zuerst findet eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit neuen Informationen statt (seeking). Anschließend werden die neuen Informationen mit dem eigenen persönlichen Erfahrungshintergrund verbunden und in das persönliche System integriert (sensing). Zu guter Letzt werden die neuen Ideen und Erfahrungen mit den persönlichen Netzwerken geteilt (sharing) (vgl. Robes). Das Teilen von Informationen geschieht im Kontakt mit anderen Individuen häufig ganz selbstverständlich und unbewusst. Dieser soziale und kommunikative Aspekt spielt eine besonders wichtige Rolle und leitet zum folgenden Bereich des PWM über.

2.4. Sozialkompetenz
Personen sind im ständigen Austausch mit ihrer Wissensumwelt. Menschen in unserem Umfeld bereichern, ergänzen und ersetzen Wissen, das in Büchern oder anderen Medien zu finden ist (vgl. Reinmann & Eppler, 2008). Hierbei ist es wichtig zu betonen, dass Wissen nicht nur im Arbeitskontext und bei planmäßigen Meetings ausgetauscht wird. Bei Pausen, Freizeitbeschäftigungen, kurz, bei jeder Kommunikation zwischen zwei Menschen kann Wissen ausgetauscht werden und die jeweilige Wissenswelt einer Person bereichert werden. Doch dieser Austausch von Wissen, welcher eine objektivierte als auch nicht materialisierte (personale) Form annehmen kann, setzt direkte Kommunikation oder gemeinsames Handeln voraus. Soziale Kompetenzen wie z.B. Empathie, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit unterstützen die direkte Wissenskommunikation. Diese Kontakte aufzubauen, aufrechtzuerhalten und schließlich auch zu nutzen ist die Kernidee vom „Networking“ und vereinfacht sowie bereichert jeden einzelnen in seinem PWM.

2.5. Informationsmanagement
Täglich werden Personen gefordert sich mit einer großen Anzahl von Informationen auseinanderzusetzen, sich Termine zu merken, dringende oder weniger dringende Aufgaben zu bearbeiten und dabei stetig zu versuchen den Gesamtüberblick nicht zu verlieren. Hierzu ist es erforderlich die Unmengen an Informationen zu filtern, zu verarbeiten, zu organisieren, weiterzuleiten und in das „persönliche System“ zu integrieren. Um die Informationsflut zu bewältigen, werden insbesondere 4 Aspekte genannt: Reduzieren, bündeln sowie spezifisches Suchen und Ablegen von Informationen. Wenn wir dafür eine Struktur entwickeln, wird unsere Tätigkeit produktiver. Das PWM soll hierbei helfen gesellschaftliche wie technologische Trends zu beobachten, persönliche wie berufliche Erfahrungen regelmäßig zu dokumentieren, sowie Links, Referenzen und Ideen zu organisieren  (vgl. Scarimbolo & Geyer-Hayden, 2008/2009).

3. Die fünf Bereiche des PWM in der eigenen Positionsbestimmung

Möchte man seine eigene Positionsbestimmung im PWM vornehmen, ist es hilfreich, die genannten Bereiche in einer Graphik  (Abb. 2.) wie folgt anzuordnen:

Abb. 2. Inhaltlich und strukturell modifiziert in Anlehnung  an eine Graphik von Scarimbolo & Geyer-Hayden, 2008/2009

Abb. 2. Inhaltlich und strukturell modifiziert in Anlehnung an eine Graphik von Scarimbolo & Geyer-Hayden, 2008/2009

In dieser Graphik, welche als Zielscheibe interpretiert werden kann (je näher am Mittelpunkt, desto höher sind Ist- und Soll- Werte), soll verdeutlicht werden, dass das PWM aus verschiedenen Bereichen besteht, die miteinander interagieren und zusammen zum Erfolg im PWM führen. Die SeminarteilnehmerInnen in dem o.g. Seminar konstatierten, dass durch diese Visualisierung sowie durch die Aufgabe mit Hilfe der Graphik eine Positionsbestimmung im PWM durchzuführen, die Komplexität des PWM überhaupt erst einmal bewusst werde. Außerdem sei es nicht einfach sich innerhalb der verschiedenen Bereiche eindeutig zu positionieren. Jedoch rege die Graphik zum Nachdenken über sein eigenes PWM an und sei deshalb wertvoll.

Um den SeminarteilnehmerInnen Tipps an die Hand zu geben, wie sie ihre Ziele im PWM besser erreichen können, werden nachfolgend die vier Prinzipien von Eppler dargestellt.

4. Prinzipien des PWM nach Eppler (2004)

Um der o.g. Zielsetzung des PWM nachzugehen und effektiv alle fünf Bereiche des PWM zu unterstützen, bedient sich Eppler folgender Prinzipien:
Das Aggregationsprinzip: Hierbei geht es darum, Informationsgehalt so weit wie möglich zu komprimieren und Wichtiges zu nicht mehr als sieben Elementen zusammenzufassen.
Aggregierung kann hierbei verschiedene Formen annehmen (Bsp.: Visualisierungen, Stichwörter und tabellarische Darstellungen). Dabei sind die Reduktion, das Bündeln sowie das Strukturieren der Informationen ausschlaggebend.
Das Qualitätsprinzip: Bei dem Qualitätsprinzip geht es darum Zeit und Anstrengung zu sparen, indem die Aufmerksamkeit auf die Qualität einer Information, mit der man arbeiten möchte, gelegt wird. Hierbei sollte man insbesondere auf die Motive, die hinter einer Information stehen, Acht geben, sowie auf Signale, welche auf die Qualität einer Information schließen lassen.
Das Hypothesenprinzip: Um in einer Suche möglichst präzise vorzugehen und schnell an den gewünschten Inhalt zu gelangen, kommt das Hypothesenprinzip zum Einsatz. Es sollen Hypothesen entwickelt werden, welche die Informationssuche leiten und fokussieren können, um somit gezielt nach Antworten auf eine präzise Frage zu suchen.
Das Entwicklungsprinzip: Das Entwicklungsprinzip beschäftigt sich u.a. mit den Fragen, welche Fähigkeiten in Zukunft benötigt werden und wie die eigenen Kompetenzen schrittweise ausgebaut werden können. Außerdem zielt es darauf ab, dass eigene dauerhafte Fähigkeiten, welche auch  außerhalb eines Wissensbereiches anwendbar sind, entwickelt werden. Daher ist es empfehlenswert seine eigene Informationskompetenz auszubauen und sich in neue Informationsinstrumente einzuarbeiten.

5. Diskussion

PWM-wie gehen wir selbst in unserem PWM vor und welche Methoden haben sich bewährt?
Im Anschluss an den Vortrag wurde in der Seminargruppe diskutiert, wie jeder für sich im PWM vorgeht und ob bestimmte individuelle Methoden bereits im Wissensmanagement verwendet werden. In der Diskussion wurde erneut deutlich, dass das PWM eher als unbewusstes Konstrukt erlebt wird und dass der Eindruck besteht, im Alltag auf Herausforderungen, Ziele und Informationen spontan und intuitiv zu reagieren. Eine Versprachlichung der Vorgehensweise wäre hier kaum möglich. Jedoch wird bei genauer Reflexion konstatiert, dass einige Herausforderungen nicht bewältigt werden, Ziele nicht verfolgt werden und Informationen nicht ausreichend bearbeitet und integriert werden: So passen beispielsweise beim genauen Betrachten die eigentlichen Ziele nicht mit dem aktuellen Informationsmanagement und den verwendeten Lernmethoden zusammen. Darüber hinaus ist man fälschlicherweise bei dem Thema PWM davon ausgegangen, dass es sich inhaltlich nur auf Aspekte des Informationsmanagements beschränkt und andere Parameter dabei keine Rolle spielen. Daher waren die TeilnehmerInnen von der komplexen und notwendigen Interaktion der PWM-Bereiche überrascht. Als nachvollziehbar und hilfreich wurden die vier Prinzipien von Eppler bewertet, denn sie erleichtern es im Alltag den Fokus auf das Wesentliche zu richten.
Anderseits konnte man in der Diskussion Kritik an dem Prinzip des PWM vernehmen. Es wurde beispielsweise bemängelt, dass das PWM nur die Effizienz des eigenen Handelns in den Mittelpunkt stellt und damit den Eindruck vermittelt als müsse jeder Schritt nicht nur im Berufs- sondern auch im Freizeitbereich perfekt organisiert und geplant werden. Dem kann jedoch entgegen gebracht werden, dass das Ziel des PWM nach wie vor ist, die Person und deren Ziele zu unterstützen und dadurch deren persönliche Entwicklung zu bestärken. Im Endeffekt ist das PWM auch nur ein Werkzeug, welches von dem Nutzer bedient wird, und somit liegt es wieder einmal an dem Individuum selbst zu entscheiden, ob und inwiefern das Werkzeug verwendet werden soll.

Quellen

Eppler, M. J. (2004). Persönliches Wissensmanagement: Vier einfache Prinzipien, um den eigenen Umgang mit Wissen zu verbessern. Retrieved 30.10.2015 from http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/persoenliches-wissensmanagementvier-einfache-prinzipien-um-den-eigenen-umgang-mit-wissen-zu-verb/

Reinmann, G. (2005). Individuelles Wissensmanagement – ein Rahmenkonzept für den Umgang mit personalem und öffentlichem Wissen (Arbeitsbericht Nr. 5). Augsburg: Universität Augsburg, Medienpädagogik.  Retrieved 30.10.2015 from https://opus.bibliothek.uni-augsburg.de/opus4/frontdoor/index/index/docId/372

Reinmann, G., & Eppler, M. J. (2008). Wissenswege: Methoden für das persönliche Wissensmanagement. Bern: Verlag Hans Huber.

Reinmann, G., & Hartung, S., (2013):  E-Portfolios und persönliches Wissensmanagement – In: Miller, Damian [Hrsg.]; Volk, Benno [Hrsg.]: E-Portfolio an der Schnittstelle von Studium und Beruf. Münster : Waxmann  S. 43-59 – URN: urn:nbn:de:0111-pedocs-109171 Retrieved 30.10.2015 from http://www.pedocs.de/volltexte/2015/10917/pdf/Reinmann_Hartung_2013_E_Portfolios_und_persoenliches_Wissensmanagement.pdf

(Reinmann & Vohle, 2004) in Reinmann, G. (2005). Individuelles Wissensmanagement – ein Rahmenkonzept für den Umgang mit personalem und öffentlichem Wissen (Arbeitsbericht Nr. 5). Augsburg: Universität Augsburg, Medienpädagogik. Retrieved 30.10.2015 from https://opus.bibliothek.uni-augsburg.de/opus4/frontdoor/index/index/docId/372

Robes, J., (k.A.) WHAT’S IN IT FOR ME? In w-und-b.com, Retrieved 30.10.2015 from http://www.w-und-b.com/berufliche-bildung-im-web/ab.php

Scarimbolo, C., Geyer-Hayden,B. (2008/2009). Hrsg. WIFI Unternehmensservice der WKO.  Wissenschaftsmanagement für KMU. Schriftreihe des Wirtschaftsinstituts Nr. 344. Wien  Retrieved  30.10.2015 from http://www.bmwfw.gv.at/Innovation/Publikationen/Documents/Leitfaden_Wissensmanagement%20fuer%20KMU.pdf

(Tsui, 2002) in Reinmann, G., & Eppler, M. J. (2008). Wissenswege: Methoden für das persönliche Wissensmanagement. Bern: Verlag Hans Huber.

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