Erfolgreich Präsentieren.

Erfolgreich präsentieren- (wie) geht das?

Präsentation sind ineffektiv, vergeudete Zeit und frustrieren. Umfragen zeigen: 40% (fast die Hälfte!) aller Präsentationen sind einschläfernd, 44% sind langweilig, 13% sind befriedigend und nur D R E I  Prozent sind begeisternd.
University Students in Classroom

Ziel
Präsentationen sollen:

  1. effektiv sein
  2. unterhalten und
  3. Neues vermitteln.

Aber WIE? Was ist wichtig? Was muss beachtet werden? Welche fragen sollten gestellt werden und welche Antworten gegeben? Wie kann ich präsentieren ohne das meine Zuhörer einschlafen oder in der Benutzung ihrer Smartphones abtauchen? Welche Inhalte sollte ich durch welche Präsentationstechnik vermitteln? Welche Rolle spielen meine Zuhörer?

Um erfolgreich zu präsentieren ist es wichtig  die richtigen Fragen zu stellen. Folgende Fragen sollen beantwortet werden und damit den Weg zu einer gelungenen Präsentation ebenen:

  1. Wie geht eine alternative Einleitung?
  2. Was präsentiere ich?
  3. Für wen präsentiere ich?
  4. Womit präsentiere ich?
  5. Wie präsentiere ich?
  6. Wie gelingt mir der Schluss?
  1. Wie geht eine alternative Einleitung?

Hier ist ein Beispiel für eine alternative Eröffnung einer Präsentation.

surfing_surf_wave_sun_sky_hd_914485422

alternativer Einstieg- erst ein Zitat oder Metapher und danach sich selbst Vorstellen.
Eine Erfolgreiche Präsentation ist wie das erfolgreiche surfen einer Welle.
Je nach Passung und Publikum kann Zitat/die Metapher noch kurz erklärt werden.
Du wartest auf die passende Welle. Paddelst los, springst auf und surft die Welle in einem Ritt bis zum Strand. Du bleibst nicht auf dem Brett liegen oder schläfst ein. Dabei ist die Welle wie das Publikum. Es ist wichtig, dass du die Welle an der passenden Stelle bekommst. Es ist wichtig zu wissen, wie die Welle beschaffen ist und welche Technik du brauchst um gerade diese Welle zu surfen. Wenn all diese Entscheidungen getroffen sind, paddelst du zügig los und stehst rechtzeitig auf und surfst gekonnt die Welle. Führst das Publikum bis zum Ziel am Strand und fällst dabei nicht vom Board.

Jetzt Vorstellen: Namen, etc.
Dann erst  die Gliederung präsentieren.

2. Was präsentiere ich:

Der Inhalt. Wie beeinflusst dieser meine Vorbereitung und  wie bereite ich mich am besten vor?
Eine erfolgreiche Präsentation braucht eine gute Vorbereitung.
Der Weg = die Planung.
Den Meisten dürfte folgende Vorbereitung einer Präsentation bekannt vorkommen.
Zunächst den Computer anschalten, dann wild nach Inhalten und Inspiration googeln. Ein weiterer bekannter Schritt ist viel zu viel Literatur zu wälzen. Wenn dann einmal alle Informationen und Inspirationen erlangt wurden, gibt es immer noch die Möglichkeit Zeit mit dem Anpassen von Grafiken und Folien Inhalten zu verschwenden. Ganz unbemerkt verliert sich so auf dem Weg das eigentliche Ziel.
Pencil-and-paper
Was kann hier getan werden? Es gibt eine Möglichkeit, den Weg zurück zur analogen Planung. Was heißt das?
Zurück zu Papier, Bleistift und/oder auch dem Whiteboard. Der Sinn dahinter ist Innezuhalten und zur  Ruhe zu kommen und sich auf die Eigene „Google-ferne“ Kreativität zu besinnen. Die  Verwendung analoger Materialen kann helfen die Kernaussage zu erfassen und zu präzisieren. Führt zu Klarheit und Konzentration, es gibt einen besseren Fluss des Ideensammelns und Aufschreibens.
Der Computer sollte ein Fahrrad für das Gehirn sein, aber kein Auto.
Das Planen kann dann ruhig so aussehen:
Analoges Präsentieren
Das Buch Zen oder die Kunst der Präsentation ist eine wunderbare Inspiration zurück zur analogen Planung und darüber hinaus. Das Buch kann hier in Auszügen gelesen werden.

3. Für wen:
ganz klar das Publikum ist wichtiger als ich? Aber was will das Publikum von mir wissen?
Um diese Fragen zu beantworten ist es hilfreich sich ein paar weitere Fragen zu stellen und diese dann Schritt für Schritt zu beantworten. Fragen die ich mir gestellt habe:

Wie viel Zeit habe ich?
Wie sieht der Veranstaltungsort aus?
Zu welcher Tageszeit findet meine Präsentation statt?
Wer sind die Zuhörer?
Welchen Hintergrund haben sie?
Was erwartet das Publikum von mir?
Wovon möchte ich die Zuhörer überzeugen?
Welches visuelle Medium ist unter den gegebenen Umständen und für dieses spezielle Publikum am besten geeignet?
Welches grundsätzliche Ziel verfolge ich mit meinem Vortrag?
Worauf kommt es an?
Und die allerwichtigste Frage lautet:
Was will ich erreichen? –> Was ist meine Kernaussage!

4. Womit:

Welche Präsentationssoftware benutze ich für gerade dieses Publikum?
Noch einmal zurück zur Frage: „Welches visuelle Medium ist unter den gegebenen Umständen und für dieses spezielle Publikum am besten geeignet?“ Es gibt natürlich nicht nur PowerPoint als Präsentationssoftware sondern auch andere Produkte mit denen es sich lohnt zu arbeiten. Hier einige Beispiele:

Keynote: findest du hier.
Google Präsentation: informationen gibts hier
Prezi: hier findest du Prezi
Dieses Video zeigt dir, wie eine Prezi Präsentation aussehen kann, wenn sie fertig ist.

Welche Präsentationssoftware du wählst liegt natürlich bei dir. Wichtig ist, dass sie entsprechend ihrer Funktion eingesetzt wird. Dazu jetzt noch etwas genauer am Beispiel PowerPoint.
Worin liegt also der Fehler der Präsentierenden?
Hier Top 10 Präsentationskiller von Präsentations Coach Axel Rittershaus. Ein anderes Problem ist aber auch, dass 90 Prozent der Präsentierenden sich auf das Universalinstrument PowerPoint verlassen. Sie lesen mit  monotoner Stimme  die unzähligen Textfolien vor und schläfern ihr Publikum damit ein. Ist der logische Schluss, dass Power Point deinstalliert werden muss?

Nein!

Als PowerPoint 1987 erfunden wurde gab es keine Digitalkameras, keine Internetportale für Grafiken, Designs und Fotos, etc. Diese Möglichkeiten und Illustrationen für die PowerPoint Präsentation zu nutzen sind heute viel bedeutender. Es gibt unbegrenzten und kostengünstigen Zugang zu Bildern und Grafiken. Deswegen können PowerPoint Präsentation heute immer lebhafter, professioneller, emotionaler und somit ansprechender werden.
Auf diesen Seiten wie flickr oder tumblr kannst du Fotos einfach online finden.
Das Problem der häufig wenig unterhaltsamen Power Point Präsentationen kann mit einer kurzen Rückbesinnung auf die Funktion von PowerPoint angegangen werden. Power Point (allgemein auch Präsentationssoftware) ist nicht  dazu geeignet um Textdokumente zu erstellen, sondern um Geschichte zu erzählen, Argumente zu liefern, Standpunkt zu untermauern und das Publikum zu fesseln. PowerPoint richtig eingesetzt kann eine spannende und erfolgreiche Präsentation ermöglichen.

5. Wie präsentiere ich

Hier soll es weniger um Vortragsrethorik gehen, sondern  um die Präsentationssoftware (PowerPoint) und wie ich diese zeitgemäß und ansprechend nutze.
Wie soll sie dann sie aussehen die Erfolgsversprechende Präsentation? Jetzt die Erfolgsgaranten für eine gelungene Power Point Präsentation.
Es sollte  3 Komponenten einer Präsentation geben:
1. Folien
2. Eigene Notizen
3. Handzettel/ Handouts
3 Teile
Diese 3 Komponenten verhindern die Erstellung von Folumenten. Es gibt einen Unterschied zwischen einer Folie und einem Dokument. Der Ursprung des Foluments ist es Zeit zu sparen, daher werden oft dies Kombinationen aus Folien und Dokumenten erstellt. Gespart wird damit allerdings nicht nur Zeit sondern auch an effektiver Kommunikation, was ermüdende Vorträge zur Folge hat. Was hier passiert ist, dass die Funktion von Präsentationssoftware und Textverarbeitungsprogrammen falsch eingesetzt wird. Präsentationssoftware dient der visuellen Unterstützung.
Handouts sind dafür da, dass das Referat/Präsentation auch noch im Nachgang verstanden werden kann. Diese helfen auch, dass nicht das Bedürfnis entsteht, möglichst viel auf eine Folie zu packen um zu zeigen, dass man sich gründlich mit dem Thema auseinandergesetzt hat.
Die eigenen Notizen wiederum helfen, dass nicht alles von den Folien abgelesen werden muss und so keine PowerPoint Karaoke stattfindet.
Wie soll die richtige Folie aussehen?

Ein Beispiel für eine schlechte Folie
Schlechte Folie
Was ist das Problem? Hier ein paar Punkte, die an dieser Folie verbessert werden können.

  • Die Schrift ist zu klein.
  • Mit Graustufen, Rastern und Negativschrift wird ein doppelter Negativeffekt erreicht: Das Lesen wird erschwert, und die Folie sieht hässlich aus. Kopien solcher Folien sind extra hässlich.
  • Mit einem Wirrwarr an Hervorhebung erzielt man allenfalls den Effekt, für etwas wirr gehalten zu werden.
  • Folien sind keine Traueranzeigen. Vermeiden Sie deshalb Rahmungen.
  • Drohungen – „Folie 2 von 32“ – sollten vermieden werden.
  • Ihren Namen können sich die Zuhörerinnen und Zuhörer auch dann merken, wenn er nicht auf jeder Folie steht.
  • Dateinamen sind für das Publikum uninteressant.
  • Auf Folien werden Informationen aufbereitet. Deshalb sollten ganze Sätze die Ausnahme sein, die wichtigen Definitionen vorbehalten ist.
  • (Aus: Franck, 2012)

    Daraus ergeben sich die fünf wichtigsten Tipps, die für den Aufbau einer Folie zu beachten sind:

    1. Überschaubare Zahl an Informationen, nicht mehr als sieben Informationen auf einer Folie, maximal 60% der Folie nutzen
    2. Klare Struktur
    3. Richtige Schriftgröße, nicht unter Punkt 20
    4. Überlegter Umgang mit Farbe Schrift und Zeichen, eine Schriftart, vier Schriftgrößen, 2-3 Schriftschnitte (Fett, normal, kursiv)
    5. Bewegung und Ton überlegt einsetzen, Sound weglassen

    Was soll sonst noch beachtet werden? Sie sollen Zeitgemäß sein.
    Was soll drauf? Wieviel darf drauf? Gar nichts? Wie sehen zeitgemäße Präsentationen aus?
    Die Antwort: Sie sind emotional, kurz, interaktiv, bildreich, schlicht. Hierzu noch ein paar hilfreiche Anstöße.

    emotional:

    Statt Aufzählung in Worten auf der Folie zu machen eine Kernbotschaft ausdrücken und über die Visualisierung/Inszenierung dieser eine  Emotion bei den Zuhörenden hervorrufen.
    Beispiel:
    Kernbotschaft:
    Kleine Pausen bei der Arbeit schaffen zufriedene und motivierte Mitarbeiter
    Visualisierung: Bild(er) von glücklichen Menschen bei der Arbeit:

    bei der Arbeit

    kurz/schlicht

    • kein Logo, kein Datum, kein Textlayout
    • leerer Folienmaster als Vorlage
    • sind kurz- um noch weitere Informationen auf Nachfrage zu zeigen:

    Detailfolien: Hintergrund Folie und Vordergrundfolie
    Hier findest du eine Videoanleitung zur Erstellung von Hyperlinks.

    Oder hier eine Paper-Pencil Anleitung:
    1.Markiere auf den Vordergrundfolien die Begriffe, die du verlinken möchtest. Gehe auf Menü: àEinfügen àHyperlink.
    2.Wähle  Aktuelles Dokument aus und klicke auf die ausgewählte Hintergrundfolie.
    Bestätige mit OK.
    3.Wenn Nachfragen während der Präsentation kommen, dann öffne die Hintergrundpräsentation, indem du mit der rechten Maustaste auf den verlinkten Begriff klickst:

    interaktiv

    • aussagen als Fragen formulieren und an die Zuhörenden richten:
      Wie würde deine Ideale Präsentation aussehen?
    • Was müsste bei einer Präsentation passieren, damit du nicht einschläfst?
    • Welche Aspekte sind für dich die wichtigsten?

    bildreich:

    triumphJob geschafft

    • ein Bild sagt mehr als tausend Worte
    • Fotos füllen möglichst die ganze Folie aus
    • Diagramme in 2D so sind diese einfacher erfassbar

    6. Wie gelingt mir der Schluss

    Erfolgreiche Präsentationen brauchen einen guten Schluss, da dieser das ist was am ehesten hängen bleibt.
    Du brauchst also so etwas wie ein Happy End.
    Surfen
    Dafür komm ich auf das Surfen zurück: Wir sind jetzt also längst losgepaddelt, weil die richtigen Welle in Sicht war (wir sind hier und setzen uns mit dem Thema erfolgreich präsentieren auseinander). Wir sind auch bereits auf das Surfboard aufgesprungen und stehen (wir sind mittendrin im Thema). Und jetzt gilt es den grandiosen Schluss bis an den Strand zu schaffen.
    Zurück zur wichtigsten Frage die wir uns stellen sollen. Was ist  meine Kernaussage. Welche Kernaussage sollen die Zuhörenden mit nach hause nehmen? Hier  weiter am Beispiel:
    Eine erfolgreiche Präsentation: Entscheidet sich nicht mit der Deinstallation von Power Point, sondern damit, dass ich eine gelungene Kombination aus Folie, Handout und Notizen vorbereitet habe. Daran, dass ich weiß was meine Zuhörer brauchen und wie ich es Ihnen unterhaltsam vermittele.

    Ich hoffe, dir hat dieser Blog einige neue Ideen zum erfolgreichen Präsentieren gegeben. In diesem Sinne:
    Eine Präsentation ist mehr als die Summe ihrer Power Point Folien!

    Literatur:

    Akhavan, M., Rodatus, A., & Rompel, A. (2010). Handbuch Sekretariat Und Office-management: Gabler.

    Franck, N. (2012). Gekonnt referieren. Überzeugend präsentieren: Ein Leitfaden für die Geistes- und Sozialwissenschaften: VS Verlag für Sozialwissenschaften.

    Reynolds, G. (2008). Zen oder die Kunst der Präsentation:Addison-Wesley

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