Wissensmanagement im mobilen Kontext

1 Einleitung – Wissensmanagement im mobilen Kontext

In der U-Bahn am Smartphone Vorlesungsfolien aus der Dropbox öffnen, im Kaufhaus schnell ein Foto von einem potenziellen Weihnachtsgeschenk machen, im Café E-mails und den digitalen Kalender checken: Die Nutzung von Smartphones ist in den vergangenen Jahren rasant angestiegen, wodurch  der Zugriff auf Informationen von unterwegs stark vereinfacht wird.  Mithilfe verschiedener Cloud-Services wird die Synchronisation von Daten spielend leicht. Dieses neue Feld bietet zahlreiche Möglichkeiten, aber birgt auch neue Herausforderungen. Im folgenden Beitrag werde ich, ausgehend von der DIN-Definition von Usability, beleuchten, inwiefern sich Wissensmanagement im mobilen Kontext vom Wissensmanagement im stationären Kontext unterscheidet und welche besonderen Anforderungen im mobilen Kontext bestehen. Ich werde verschiedene Anwendungen zum mobilen Wissensmanagement vorstellen und das Angebot des Services „Evernote“ anhand der zuvor festgelegten Anforderungen kritisch überprüfen, um am Ende ein Fazit zum aktuellen Stand des mobilen Wissensmanagements zu geben.

2 Anforderungen an Wissensmanagement im mobilen Kontext

Es gibt zahlreiche verschiede Anwendungsfälle im mobilen Kontext, die nicht alle in diesem Beitrag abgedeckt werden können. Da es der häufigste Anwendungsfall ist, werde ich mich auf die Nutzung von Smartphones beschränken. Notebooks werden nicht besprochen,  weil sie mobil in großen Teilen ebenso genutzt werden können wie stationär.

Zur Identifizierung der  speziellen Anforderungen im mobilen Kontext ist es hilfreich, sich an die Definition von „Usability“ nach der DIN EN ISO 9241-11 zu erinnern. Usability, zu deutsch „Gebrauchstauglichkeit“ wird hier definiert als „das Ausmaß in dem ein Produkt durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Nutzungskontext genutzt werden kann, um  bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen.“    Was genau macht nun eine Smartphone-Notizapp oder ein anderes Tool des mobilen Wissensmanagements „effektiv, effizient und zufriedenstellend“ im mobilen Kontext im Gegensatz zum stationären? Welche Vorteile und Limitationen bringt das Ein- und Ausgabegerät mit sich?

2.1 Nutzungskontext/Art der Aufgabe

Antworten auf diese Fragen findet man, wenn man den Nutzungskontext betrachtet. Die Art der Aufgabe unterschiedet sich deutlich vom stationären Kontext: in der Regel sind unterwegs schnell verfügbare Informationen mit niedriger Komplexität gefordert – daraus erwächst die Anforderung eines leicht verständlichen User Interfaces, das schnellen Zugriff zu Schlüsselfunktionen bietet.  Hier ist es besonders schwierig, einen guten Trade-Off zwischen einfachem, schnellem Zugriff auf Funktionen und ausreichender Funktionalität mit genügend Freiheitsgraden in der Nutzung zu finden.

Im mobilen wie auch im stationären Kontext ist Zuverlässigkeit die wichtigste Anforderung überhaupt, denn Wissen bringt nur dann einen Nutzen, wenn auch stabil darauf zugegriffen werden kann. Um diese zu gewährleisten, ist nicht nur die Stabilität der Anwendung selbst von Bedeutung, sondern auch, ob das Eingabegerät stabil läuft. Außerdem spielen weitere externe Faktoren wie etwa 3G-Netzabdeckung, die sich auf die Verfügbarkeit des Services auswirken können, eine Rolle.

2.2 Medienbruch

Ein großes, wenn nicht das Grundproblem des mobilen Wissensmanagements besteht im sogenannten „Medienbruch“. Es gibt zwei Arten von Medienbruch:  physikalisch und virtuell.

Physikalischer Medienbruch bezeichnet den Wechsel zwischen verschiedenen Geräten, etwa, wenn eine Datei von einem Computer auf ein Smartphone synchronisiert wird. Dies kann zu Problemen führen, etwa, wenn diese eigentlich zur Darstellung auf einem anderen Ausgabegerät, wie etwa einem Computerbildschirm optimiert ist. Außerdem werden verschiedene Dateiformate auf verschiedenen Ausgabegeräten unterschiedlich gut unterstützt, und ein physikalischer Medienbruch kann dazu führen, dass eine Datei nicht gelesen werden und somit auch nicht genutzt werden kann.

Ein virtueller Medienbruch dann ist gegeben, wenn beispielsweise eine Notizapp zunächst über das Datennetz Informationen abrufen muss, bevor sie die angeforderten Informationen darstellen kann.

Beide Arten von Medienbruch führen zu einer Verschlechterung der Benutzerfreundlichkeit und zu einer erhöhten Anfälligkeit für Fehler.

2.3 Weitere Herausforderungen im mobilen Kontext

2.3.1 Limitationen des Eingabegerätes

Smartphones sind klein, und haben folglich auch kleine Displays. Das ist zum einen ein großer Vorteil, weil dadurch ein geringes Gewicht und extrem hohe Mobilität erreicht werden. Andererseits führt es zu deutlichen Einschränkungen in der Bedienung: Auf einem kleinen Smartphonebildschirm kann zu einem Zeitpunkt nur wenig Information dargestellt werden, was einen schnellen Überblick erschweren kann, besonders im Zusammenhang mit Dokumenten, die eigentlich für ein anderes Ausgabegerät optimiert wurden (siehe Medienbruch). Auch die Texteingabe ist auf Smartphones, verglichen mit Rechnern langsam und mühsam.

Eine weitere, vielleicht banal klingende, aber sehr wichtige Limitation ist die Akkulaufzeit, die bei intensiver Nutzung eines Smartphones kürzer als ein Tag sein kann.

2.3.2 Externe Bedingungen

Egal wie gut eine Anwendung zum Wissensmanagement designed ist, sie kann vollkommen unbrauchbar sein, wenn externe Faktoren eine effektive Nutzung verhindern oder erschweren: bei starker Sonneneinstrahlung kann ein  Display nur schwer abgelesen werden, bei Regen muss das Gerät geschützt werden, und bei niedrigen Temperaturen kann die Bedienung durch steife Finger oder Handschuhe stark erschwert werden.

Außerdem ist es nicht in jedem Umfeld gleichermaßen sicher, ein Smartphone zu nutzen – so zum Beispiel im Urlaub in Gegenden mit vielen Taschendieben.

2.4 Integration in bestehende Infrastruktur

Ein Tool zum mobilen Wissensmanagement ist besonders nützlich, wenn es eine möglichst lückenlose Integration in die bestehende Infrastruktur bietet, idealerweise in Kombination mit Desktopanwendungen. Hierdurch können Informationen besonders flexibel abgerufen und bearbeitet werden. Viele Services bieten hierfür bereits plattformübergreifende Programme.

2.5 Problem des Commitment auf einen Service

Idealerweise sollte es immer möglichst einfach sein, alle Dateien/Informationen wieder aus dem Programm zu exportieren und an anderer Stelle zu verwenden. Dies ist umso einfacher, je stärker eine Anwendung an die bestehende Ordnerstruktur eines Betriebssystems angepasst ist. Außerdem sollte man darauf achten, dass der Anbieter den Datenexport unterstützt.

3 Mobiles Wissensmanagement: Welche Dienste gibt es?

Der Markt für mobile Produktivitätstools ist in den vergangen Jahren durch die Einführung von Smartphones regelrecht explodiert.  Es gibt zahlreiche Angebote, die verschiede Anwendungsbereiche bedienen. Einige sollen hier beispielhaft genannt werden sollen:

  • Zur Verwaltung von Dokumenten bieten sich Dienste wie Dropbox und  Google Drive an, welche auch gut für kollaboratives Arbeiten eignen, da sie auf das Teilen und gemeinsame Editieren von Dokumenten ausgelegt sind.
  • Für einfache Notizen  sind Dienste wie AnyDo, Simplenote, aber auch die integrierten iOS Erinnerungs- und Notizapps gut geeignet. Bei jedem dieser Services besteht die Möglichkeit, Desktop-Programme mit mobilen Apps zu verbinden.
  • Um Zeitungsartikel oder andere Texte offline auf dem Smartphone lesen zu können, bietet Pocket einen hervorragenden Service: über Browser Add-ons am PC sowie am mobilen Endgerät können Webseiten, ähnlich wie Favoriten gespeichert werden. Beim Öffnen der App werden alle gespeicherten Websites/Artikel offline verfügbar gemacht, und können ohne Funkverbindung in einem lesefreundlichen Format angezeigt werden.
  • Eine gute Möglichkeit, Textdateien flexibel auf verschiedenen Plattformen darzustellen, bietet Notational Velocity, ein Programm, das in Verbindung mit Markdown genutzt werden kann, um Texte in einem flexiblen Format abzuspeichern, das auf verschiedenen Ausgabegeräten korrekt dargestellt wird und einfach weiterverarbeitet werden kann.
  • Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einfachere Programme zu nutzen, indem man etwa einfach ein Foto vom zu erinnernden Gegenstand macht, eine einfache Textnotiz, Email an sich selbst oder Ähnliches. Zwar kann man mit solchen Mitteln eher schlecht größere Informationsmengen bewältigen, dafür ist diese Methode extrem schnell und einfach.

4 Beispielhafte Evaluation eines Services: Evernote

Abbildung 1: Funktionsumfang von Evernote

Abbildung 1: Funktionsumfang von Evernote (Bildquelle hier)

Evernote bietet derzeit den wohl umfangreichsten Dienst für die mobile Verwaltung von Informationen. Das Programm unterstützt eine Vielzahl an Plattformen – Die mobilen Betriebssysteme iOS, Android, Windows Phone und Blackberry werden unterstützt, außerdem gibt es Desktop-Anwendungen für Windows und OSX sowie eine Webanwendung. Browser-Erweiterungen und eine Evernote-Email-Adresse erleichtern das Abspeichern neuer Informationen.

Unterstützte Datenformate sind: reiner Text, die alle Dokumenttypen der gängigen Office-Programme (.docx etc. ), sowie eine große Bandbreite an gängigen Bild-, Video-, und Tonformaten.

Sogar handschriftliche Aufzeichnungen können mit Hilfe von Fotos eingepflegt werden, durch eine Kooperation mit Moleskine ist ein Notizbuch mit einem auf eine bestimmte Art schraffierten Papier entstanden, dessen Inhalt abfotografiert werden kann und so geglättet in Evernote eingelesen wird.

Bezüglich der Strukturierung bietet Evernote verschiedene Möglichkeiten. Die Information kann in virtuellen „Notizbüchern“ organisiert werden, die eine ähnliche Funktion wie Ordner haben, außerdem kann jeder Eintrag mit einem Schlagwort versehen werden.

Dieser Reichtum an Funktionen macht die Anwendung zu einem sehr vielseitigen Tool, mit dem man gut große Datenmengen verwalten kann.

Auch die Integration in bestehende Infrastruktur ist durch die Vielfalt an unterstützten Plattformen und Funktionen sehr gut.  Durch die Evernote eigene Strukturierung der Daten ist es allerdings mit relativ hohem Aufwand verbunden, größere Datenmengen wieder zu exportieren und übersichtlich darzustellen: es besteht also das Problem des Commitment auf einen Service.

Evernote hat allerdings einige gravierende Schwächen:

Teilweise lässt die Stabilität zu wünschen übrig –  In Rezensionen auf iTunes klagen Nutzer über Abstürze der App, auch ich musste in einem mehrwöchigen Selbstversuch feststellen, dass die App auf einem iPhone 4S nicht stabil lief. Die Tastatur war oft nicht responsiv, beim Aufrufen der Kamera stürzte die App regelmäßig ab.  Auf GooglePlay fallen die Rezensionen deutlich positiver aus, die App läuft auf Android anscheinend stabiler.

Ein weiteres Problem: Mobile Offline-Notizen sind nur mit einem Premium-Abonemment verfügbar, was Einbußen an Zuverlässigkeit bei der kostenfreien Version nach sich zieht, denn an vielen Orten (in Supermärkten, auf dem Land…) ist kein mobiles Netz verfügbar.

Eine weitere Schwäche des Programms ist die recht eingeschränkte kollaborative Nutzung. Notizen können zwar geteilt, aber nicht gemeinsam bearbeitet werden.

5 Fazit: Der Mehrwert des digitalen Wissensmanagements und ein Lob auf das Papier

Digitales mobiles Wissensmanagement kann einen großen Mehrwert haben, die größten Chancen liegen meiner Meinung nach in der kollaborativen Nutzung von Information, sowie in der Möglichkeit, Daten über verschiedene Plattformen zu synchronisieren, zu sichern, und so ständig von verschiedensten Ein- und Ausgabegeräten verfügbar zu halten.

In vielen Situationen bleibt trotzdem Papier ein konkurrenzfähiges Medium des mobilen Wissensmanagements, weil es eine unerreichte Einfachheit besitzt, sehr stabil zugänglich und sehr haltbar ist. Natürlich besteht kein „Backup“ der Information, dafür können jedoch auch keine Abstürze oder ein leerer Akku den Zugriff verhindern. Es gilt also, für die eigenen Anforderungen abzuwägen, welche Vor- und Nachteile eine  digitale Anwendung gegenüber Papier hat und danach zu entscheiden.

6 Quellen und lohnenswerte Seiten

Aufgrund der Neuheit dieses Themas war es nicht möglich relevante Artikel zu Personal Information Managers zu finden, daherhabe ich mich hauptsächlich auf die folgenden Beiträge zur Beurteilung mobiler Anwendungen gestützt und diese selbst getestet.

DIN EN ISO 9241-110 Ergonomie der Mensch-System-Interaktion, 2006

Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Medienbruch, abgerufen von: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/77699/medienbruch-v8.html (zuletzt abgerufen 16.12.2013, 13:55h)

Liste von Note-Taking Software, abgerufen von: http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_notetaking_software  (zuletzt abgerufen am 16.12.2013, 13:55h)

Artikelsammlung zum Thema Evernote: http://techcrunch.com/tag/evernote/ (zuletzt abgerufen am 16.12. 2013, 14:00h)

Empfohlene Dienste :

Simplenote –  eine sehr schlichte, kostenlose Notizapp

AnyDo – Notizapp mit guten Features zum gemeinsamen Bearbeiten von Listen

Evernote – umfangreiches Tool zum mobilen und stationären Wissensmanagement

Pocket – zur Offline-Darstellung von Zeitungsartikeln und Ähnlichem

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