Wissen strukturieren

„Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen.“

(Medien- und Kulturkritiker John Naisbitt)

1 Einleitung

Wissen ist definiert als die verstandene Information. Bei der Informationssammlung im Kontext eines Projekts (einer Hausarbeit, einer Klausur, einem wissenschaftlichen Artikel, etc.) kommt es aufgrund der großen Quellenvielfalt häufig zu einer unübersichtlichen Menge an Informationen, oder wie Naisbitt es ausdrückt: Wir „ertrinken“ in Informationen. Für die weitere Verwendung müssen Informationen auf das Wesentliche reduziert und verdichtet, also strukturiert, werden. Erst dann können die Informationen  projektbezogen genutzt, gelernt und unser Hunger nach Wissen gestillt werden.

2 Definition und Anforderungen an Denkwerkzeuge

Strukturieren gehört in der Lernpsychologie zu den Organisationstechniken, die auf die Reduzierung des Wissens auf das Wesentliche abzielen. Neues Wissen soll dabei strukturiert werden, indem zwischen den einzelnen Elementen bestehende Zusammenhänge herausgearbeitet und hergestellt werden.

Durch eine Wissensstrukturierung sollen folgende Ziele erreicht werden:

  • Gliederung
  • schnelle Auffindbarkeit gesuchter Informationen
  • höhere Effizienz
  • verbesserte Analyse fehlender Informationen und Widersprüche und
  • verringerte Lesezeit.

Dabei müssen vor der  Strukturierung sowie der Auswahl des geeigneten Denkwerkzeugs, folgende Variablen festgelegt werden:

  • Zeitpunkt der Strukturierung (während des Sammelns vs. nach dem Sammeln)
  • „Haltbarkeit“ (Zukunft vs. für den Zeitpunkt des Projekts)
  • Verfügbarkeit (von überall vs. ortsgebunden) und
  • Anzahl der Nutzer (mehrere Personen (mit gleichem Wissensstand) vs. eine Person).

3 Strukturiert Notizen machen

Eine Methode, die bereits beim Sammeln (Zeitpunkt à während des Sammelns) unterstützen soll, das eigene Wissen (Anzahl der Nutzer à eine Person) zu strukturieren, ist das Cornell Note Taking System.

Die Methode wurde 1949 von Walter Pauk (Professor an der Cornell University) zur effizienteren Nutzung von Notizen für Studenten entwickelt.

3.1 Die Technik

Zunächst wird das Notizblatt in 3 Passagen unterteilt (s. Abbildung 1). In der obersten Spalte werden auf jeder Seite zunächst der Kursname, das Datum und das Thema notiert. In der großen rechten Spalte werden während der Veranstaltung oder während des Lesens eines Textes, die Notizen geschrieben. Dabei sollte darauf geachtet werden, keine kompletten Sätze zu verwenden, sondern mit Stichwörtern und möglichst vielen Abkürzungen zu arbeiten. Wichtig ist, dass vor jedem neuen Thema eine Zeile freigelassen wird. Anschließend sollten die gesammelten Notizen möglichst zeitnah gesichtet und zentrale Ideen, Kernpunkte, wichtige Daten und Personen ausgearbeitet und in der linken Spalte notiert werden. Abschließend werden in der untersten Spalte die gesammelten Notizen zusammengefasst.

Bildschirmfoto 2013-12-15 um 16.09.37

Abbildung 1.  Cornell Notes. Eigene Darstellung nach http://1.bp.blogspot.com/-c5d4XO00GFU/Tsq9nIOA6RI/AAAAAAAABr4/tyTIl3fbkwo/s1600/cornell-layout.jpg

3.2 wissenschaftliche Ergebnisse zur Effizienz

Faber, Moris und Liebermann (2000) konnten in ihrer Arbeit zeigen, dass die Wissensreproduktion bei Versuchspersonen, die ein Training in der Methode Cornell Notes absolviert hatten, signifikant besser war als bei Versuchspersonen, die kein Training absolviert hatten und ihre Notizen wie gewohnt machten. Besonders bei uninteressanten Passagen zeigte sich dieser Effekt. Im Vergleich zu einer anderen Note Taking Methode (Guided Notes) zeigte sich, dass Cornell Notes  die bessere Technik zur Zusammenfassung und Anwendung von neuem Wissen ist (Keil, 2008). Die Vergleichsmethode zeigte hingegen bessere Ergebnisse bezüglich der reinen Wissensreproduktion.

3.3 Diskussion

Cornell Notes ist eine geeignete Strukturierungstechnik sein, um neues Wissen zu erwerben und Verknüpfungen herzustellen. Dabei muss jeder individuell entscheiden, ob diese Technik für die eigene Wissensstrukturierung passend ist, oder aber nicht andere Techniken (wie z.B. Wissenslandkarten) besser sinvoll sind. Die Frage, ob die Methode auch für die heutigen Universitätsanforderungen hilfreich ist, um sich auf Klausuren vorzubereiten, bleibt ungeklärt und sollte in zukünftigen Arbeiten diskutiert werden.

4 Paperless Office – Wissen ohne Papier strukturieren

Heute bietet die technische Entwicklung viele Möglichkeiten durch Wissensdatenbanken, das (unternehmens-)eigene Wissen zu strukturieren und zu teilen. Dabei ergeben sich – neben den bereits genannten – weitere Anforderungen die im Folgenden aufgeführt und am Praxisbeispiel Devonthink behandelt werden:

1) Überblick und Konsistenz der Daten: Der Datenbestand sollte schnell und zuverlässig für jeden Nutzer erkennbar sein.

2) Beständigkeit: Die Datenbank sollte eine nachvollziehbare und konsistente Struktur haben, so dass es jedem Nutzer möglich ist, das Wissen zu finden.

3) Erweiterbarkeit: Trotz der beständigen Struktur sollte die Möglichkeit bestehen, neue Themen an passender Stelle einzufügen ohne die bestehende Grundstruktur zu verändern.

4) Usability: Bei der Nutzung der Datenbank ist es wichtig, dass die Prozesse im Sinne der Nutzer erfolgen. Hierbei ist vor allem die Stichwortvergabe bei der Strukturierung ein entscheidender Faktor. Jeder Nutzer verbindet unterschiedliche Assoziationen mit einem Begriff. Folglich ist es hier die Aufgabe, die größte gemeinsame Schnittmenge von allen Nutzern zu bestimmen.

Inwieweit diese Ansprüche bei DEVONthink erfüllt werden, wird im folgenden Abschnitt aufgezeigt.

4.1 DEVONthink

DEVONthink ist ein kostenpflichtiges Information Assistant Program, das es in verschiedenen Ausführungen zu kaufen gibt und das ausschließlich auf den Systemen OS X und iOS läuft. Das Programm unterstützt den Nutzer bei der Organisation, Verwaltung und Suche von Daten (hier gleichzusetzen mit Informationen und Wissen).

Oberflächlich ist die Struktur der Daten ähnlich der des Finders, bei dem die Dokumente zunächst in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Es ist möglich in das Programm verschiedenste Datentypen einzulesen (z.B. PDF, JPEG, Mail) und mit anderen Denkwerkzeugen (z.B. Evernote oder Bookends) zu verbinden. Die verwaltete Datenmenge ist auf einen Blick erkennbar (Überblick und Konsistenz, s. Abbildung 2).

Bildschirmfoto 2013-12-08 um 18.20.36

Abbildung 2. Arbeitsoberfläche von DEVONthink

Das Besondere an DEVONthink bei der Strukturierung ist die intelligente Datenverwaltung und automatische Texterkennung. Mit der intelligenten Datenverwaltung wird der Inhalt eines Dokuments in Beziehung zum Inhalt weiterer Dokumente gebracht und somit eine logische Organisation ermöglicht. Durch jede neue Organisation, die der Nutzer vornimmt, „lernt“ das Programm dazu und ordnet die weiteren Dokumente systematisch im Sinne des Nutzers. Die Struktur des verwalteten Wissens ist somit nachvollziehbar und konsistent (Beständigkeit) und lässt sich ständig erweitern ohne die bestehende Grundstruktur zu verändern (Erweiterbarkeit). Die automatische Texterkennung ermöglicht es dem Nutzer, auch gescannte Dokumente, die nicht in einem Textformat abgespeichert sind, einzulesen und nach Text zu durchsuchen. DEVONthink unterstützt die Organisation von Dokumenten zudem durch das Versehen mit Kommentaren oder Tags (Stichpunkten). Mit Hilfe der Stichwortvergabe stellt das Programm Beziehungen zu anderen Dokumenten her. Sucht der Nutzer ein Dokument per Stichwortsuche, werden ihm nicht nur die Dokumente mit dem gesuchten Stichwort angezeigt (wie es bei der Suche in Windows oder OS X üblich ist), sondern – entsprechend einer intelligenten Suche – auch die Dokumente, die ähnliche oder passende Inhalte enthalten sowie Dokumente, die gescannten Text enthalten. Weiterhin verwaltet das Programm die Dokumente in einer Literaturdatenbank, wodurch das Einfügen des Literaturverzeichnisses am Ende der Arbeit erleichtert wird. Der Nutzer kann ferner eine schriftliche Arbeit (z.B. eine Hausarbeit) in DEVONthink verfassen. Dabei können die Quellen in einzelnen Tabs geöffnet werden, so dass ein leichter Wechsel zwischen Quelle und Arbeit möglich ist. Zusätzlich erstellt DEVONthink bei jeder Quelle, die in der Arbeit erwähnt wird, einen Link. Dies ermöglicht dem Nutzer einen schnellen, erleichterten Zugriff auf die verwendeten Quellen.

Zur Erweiterung bietet der Hersteller zusätzliche Bausteine an (z.B. DEVONnote für Notizen), welche die Arbeit erleichtern sollen.

4.2 Bewertung von DEVONthink und elektronischen Wissensdatenbanken

Insgesamt wird DEVONthink von den Nutzern in Internet-Foren als positiv bei der persönlichen und beruflichen Dokumentenverwaltung bewertet. Der große Vorteil von DEVONthink ist die Zusammenführung verschiedener Werkzeuge (z.B. Literaturverwaltung, Dokumentenverfassung, Dokumentenverwaltung), so dass zusätzliche Programme nicht notwendig sind (Usability). Zudem ermöglicht die intelligente Arbeitsweise von DEVONthink eine Zeitersparnis bei der Organisation und Verwaltung der Dokumente und kann dem Nutzer bei der Entscheidung der Gruppierung von Dokumenten helfen. Ein weiterer Vorteil, der sowohl von den Herstellern als auch von den Nutzern hervorgehoben wird, ist, dass der Arbeitsprozess nicht durch den Wechsel zwischen Programmen unterbrochen wird. Als Nachteil gilt die Komplexität des Programms, das zunächst Einarbeitungszeit benötigt. Folglich sind alle Funktionen des Programms dem Nutzer nicht sofort intuitiv zugänglich (Usability). Weiterhin ist die Nutzung von DEVONthink ausschließlich auf OS X und iOS möglich. Dies schränkt den Nutzungsrahmen deutlich ein (Usability). Nachteile zeigen sich folglich insbesondere bei dem Punkt Usability.

Im Allgemeinen haben elektronische Wissensdatenbanken den Vorteil des geringen Platzverbrauchs und der schnellen Verfügbarkeit von verwaltetem Wissen. Weiterhin kann durch die elektronische Verarbeitung das Wissen leichter und mit einer größeren Menge an Personen geteilt werden. Nachteile der elektronischen Wissensdatenbanken bestehen in der Einarbeitungszeit und der ausschließlich elektronischen Verfügbarkeit. Bei wichtigen Dokumenten wird daher empfohlen die Dokumente zusätzlich in Papierform zu organisieren. Zudem ist bei der Datenbanknutzung von mehreren Personen (z.B. im Unternehmen) zu beachten, dass alle Nutzer dasselbe Verständnis über den Inhalt der Dokumente haben, so dass der Wissenssammler zum gleichen Ergebnis bei der Dokumentensuche kommt, wie der Wissenssuchende. Weiterhin findet hier ein Medienbruch (Wechsel des Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs- oder –verarbeitungsprozesses) statt, der zwar bei der Suche der Dokumente einen Vorteil und eine Zeitersparnis darstellt, jedoch beim Einlesen und Verwalten der Dokumente zunächst Zeit benötigt. Einfacher und schneller wäre es, das Dokument in einen körperlichen Ordner einzuordnen. Darüber hinaus bleibt auch in der elektronischen Datenverwaltung die starre Ordnerstruktur erhalten, die eine spontane Assoziation zwischen den Dokumenten behindert. Die Ordnerstruktur wird zwar bei DEVONthink zum Teil durch die intelligente Datenverwaltung aufgelöst, jedoch bleibt der Nutzer bei der Kreativität eigener Assoziationen eingeschränkt. Alternativ könnten zusätzlich Wissenslandkarten (z.B. Mindmaps) eingefügt werden, die mehr Möglichkeiten für Assoziationen bieten und die starre Struktur unterbrechen. Zuletzt ist durch die leichtere Verfügbarkeit von gut strukturiertem Wissen auch die Gefahr des Missbrauchs erhöht.

5 Fazit

Für den Wissenserwerb und die Wissensweitergabe ist es wesentlich, das Wissen strukturiert verfügbar zu haben. Dabei stehen zur Strukturierung verschiedenste nicht-elektronische und elektronische Werkzeuge zur Verfügung. Die Struktur an sich bestimmt jedoch nach wie vor der Nutzer. Welches Werkzeug für die eigene Arbeit am besten geeignet ist, muss individuell und je nach Ziel der Wissensstrukturierung, abgeklärt werden.

6 Quellen

6.1 Weitere Informationen

Cornell Notes: http://en.wikipedia.org/wiki/Cornell_Notes (08.12.2013)

DEVONthink: Stephan Hansen-Oest (2011). http://www.datenschutz-guru.de/2011/12/so-arbeite-ich-meine-produktivitatstools-teil-1-devonthink-pro-office/ (07.12.2013)

Video zu DEVONthink: BgKingdomBizz (2013) http://www.youtube.com/watch?v=RtIruVufWyA (06.12.2013).

DEVONthink: http://www.devontechnologies.com/de/ (03.12.2013).

6.2 zusätzlich verwendete Quellen

Bruckner, Rasmus (2013). Handout. Zusammenfassung Denkwerkzeuge.

Faber, J. E., Morris, J. D., & Lieberman, M. G. (2000). The effect of note taking on ninth grade students‘ comprehension. Reading Psychology. 21(3), 257-270.

Härter, L. (2004). Strategien und Tools zu Strukturierung und Verwaltung heterogener Datenbestände. Master Thesis. Zentrum für Wissens- und Informationsmanagement Abteilung Telekommunikation, Information und Medien. Donau-Universität Krems.

Interpares (2010). http://www.inter-pares.biz/hp/Aktuell/Eintrage/2010/3/1_Software-Empfehlung__DEVONthink.html (06.12.2013).

Jacobs, Keil. A Comparison of Two Note Taking Methods in a Secondary English Classroom Proceeding. 4th Annual Symposium: Graduate Research and Scholarly Projects [79] Conference proceedings held at the Eugene Hughes Metropolitan Complex, Wichita State University, April 25, 2008. Symposium Chair: David M. Eichhorn.

mactechnews (2010). http://www.mactechnews.de/forum/discussion/Datenarchivierung-DevonThink-oder-Ordner-288359.html (03.12.2013).

Malzahn, M. (2013). DEVONthink – Das Arbeitsbuch (2013.06). Heidelberg:therapage-webdesign.

Malzahn, M. (2012). http://www.therapage-apfelcomputer.de/index.php?id=7051392891413211293 (03.12.2013).

Wikipedia. (2013) http://de.wikipedia.org/wiki/Medienbruch (06.12.2013).

Wilkesmann, U., Rascher, I. (2002). Lässt sich Wissen durch Datenbanken managen? – Möglichkeiten und Grenzen von elektronischen Datenbanken. Zeitschrift Führung und Organisation (zfo), 71(6), 342-351.

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