Methoden des persönlichen Wissensmanagements

Persönliches Wissensmanagement – ein Konzept des Selbstmanagements, bei dem man Wissen und Lernen im Wechselspiel anreichert und optimal nutzt. Im Gegensatz zu Wissensmanagement in großen Firmen, bei denen es darum geht das Wissen zwischen den Menschen zu organisieren und bestmöglich einzusetzen, ist die Aufgabe von persönlichem Wissensmanagement sehr viel weiter gefasst. Es umfasst das Privatleben, den Beruf und das Leben in all seinen Facetten. Mit gutem persönlichem Wissensmanagement kann man sein höchstmögliches Potenzial ausschöpfen und seine individuellen Ziele erreichen. Die meisten Menschen arbeiten eher implizit mit persönlichem Wissensmanagement, ohne es zu ahnen. Und doch hat jeder von uns seine ganz persönlichen Methoden mit seinen Alltagsaufgaben zurechtzukommen und/oder sich neues Wissen anzueignen. Wir haben Kalender, in denen wir unsere Termine eintragen und ordnen oder eignen uns stundenlang Wissen an, in der Hoffnung, dass es uns unseren Zielen näher bringt.

Ich möchte nun hier zwei Methoden des persönlichen Wissensmanagements vorstellen und diskutieren: Das Eisenhower Prinzip und die Synergy-Map.

Die eine Methode ist das Eisenhower Prinzip (bzw. Eisenhower Matrix), welches eng mit (dem persönlichen) Zeitmanagement verbunden ist. Zeit ist in unserer Gesellschaft eine seltene Ressource, mit der man mit Bedacht umgehen muss. Zeitmanagement ist hierbei also eine Technik, um die anfallenden Aufgaben ökonomisch einzuteilen und in der angegebenen Zeit zu erledigen. US-Präsident und Alliierten-General D. D. Eisenhower verbreitete eine Technik, mit der man seine vielen Aufgaben unter großem zeitlichem Druck bestenfalls ausführen kann. Wir alle kennen das Problem aus unserem Alltag. Arbeit, Ausbildung, Freunde/Familie und Freizeit sollen unter einen Hut gebracht werden. Nur fehlt einem bei diesem Jonglierakt oftmals die Geschicklichkeit eines Zirkusartisten. So kommt es, dass einem oft etwas auf die Nase fällt und man Aufgaben und Dinge im Leben vernachlässigen, die einem lieb und teuer sind. Eisenhowers Prinzip setzt genau hier an. Er schlägt vor, alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. In diesem Zuge entwickelte er eine Vier-Felder Tabelle mit den Kategorien „Wichtig vs. Nicht Wichtig“ und „Dringend vs. Nicht Dringend“. Kreuzt man diese Kategorien miteinander in einer Matrix, so entstehen vier Kombinationen n den Matrixzellen. Die jeweilige Kombination zeigt an in welcher Manier man mit der Aufgabe umzugehen hat.
Quadrant 1 zeigt eine Aufgabe, die sowohl wichtig als auch dringend ist, dementsprechend hat man diese sofort selbst zu erledigen. Die Abgabe einer Hausarbeit ist wichtig und dringend. Die meisten Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, können jedoch umgangen werden, wenn man diese nur gut organisiert. Streicht man sich das Abgabedatum der Hausarbeit eine Woche früher in den Kalender, so kommt man erst gar nicht in den Sog einer dringlichen und damit nervenaufreibenden Aufgabe.
Quadrant 2 bildet eine Aufgabe die wichtig, aber nicht dringend ist. Man sollte die Aufgabe zwar dennoch persönlich erledigen, aber sie auf einen genauen Zeitraum in die Zukunft verschieben. Unter diesen Aspekt fallen Hobbies, Freizeitgestaltung, aber auch Lernen sowie Planung unserer kommenden Wochen und Monate. Optimal wäre es, wenn die meisten Aufgaben und Dinge im Leben in diesem Quadranten fielen: Es wäre ein Leben gekennzeichnet von guter Organisation und Übersicht.
Es tauchen jedoch zwei Probleme auf, mit denen Menschen zu kämpfen haben. Erstens sind die Meisten nicht motiviert einer Aufgabe nachzugehen, die nicht dringend ist. Es bedarf einer guten Portion Entschlusskraft und Selbstdisziplin Dinge gut zu organisieren. Diese Dinge müssen gelernt und mit starkem Willen durchgeführt werden. Zweitens wissen Viele gar nicht was sie im Leben wollen und füllen das Fehlen eines Sinns damit sich von einer scheinbar dringenden Sache zur nächsten zu schleppen und verwechseln das Ganze obendrein mit Wichtigkeit.
Im dritten Quadranten finden sich die Aufgaben, die dringend aber nicht wichtig sind. Dies sind Aufgaben, die man an fähige Dritte übertragen kann. Die meisten Menschen bewegen sich, wie oben schon erwähnt, in diesem Quadranten und sind der Überzeugung es wäre der erste Quadrant, oftmals gerade wegen der Fehleinschätzung, dass diese dringenden Aufgaben auch wichtig seien.
Im vierten Quadranten sind die Aufgaben weder wichtig noch dringend und so verwirft man diese am besten gleich komplett. Diese werden nur als unnötige Belastung gesehen und wirft diese gleich in den Papierkorb.
Diese Prinzipien Eisenhowers kann man nun vielfältig in unseren Alltag integrieren und anwenden. Es beginnt oft schon bei einer Aufgabe, die in einer Vorlesung oder einem Seminar gestellt wird. Es ist etwas Neues, das im Zuge einer erfolgreichen Zielerreichung (Abschluss) auf dem Weg erledigt werden muss. Sofort erscheinen vor dem geistigen Augen rote Warnlichter, die den Studierenden bedeuten, dass diese Aufgabe wichtig und dringend für ihren Werdegang ist. Man notiert sie im Terminkalender und stellt 90 Minuten später fest, dass ein/e andere DozentIn, in einem weiteren Fach, eine weitere neue Aufgabe erteilt, die sehr wichtig und sehr dringend ist. Abends, zu Hause angekommen, verliert man dann oft den Überblick zwischen all diesen wichtigen und dringenden Kapitel, die man lesen und bis spät in die Nacht bearbeiten soll. Setzt man also nur seine Prioritäten falsch, versteht man Eisenhowers Prinzip nicht richtig, oder haben die Daumenschrauben unserer Leistungsgesellschaft einen schlichtweg darauf gedrillt alles als dringend und wichtig einzustufen? Die Fehlentscheidung, von intuitiver Entscheidungskraft geritten, nicht zwischen „Wichtig“ und „Dringend“ unterscheiden zu können plagt viele. Ist es vielleicht also nur eine Frage der Anwendungsart des Eisenhower Prinzips? Sammelt man die Aufgaben erst einmal, bevor man dem Tatendrang die Sporen gibt und verschafft sich einen Überblick, indem man die Aufgaben organisiert, so könnte man aus dieser größeren Distanz eine Objektivität entwickeln, die es einem ermöglicht die Differenzierung zwischen „Wichtig“ und „Dringend“ dennoch herzustellen.
Es scheint also eher ein Problem der Definition sein. Führt man sich die Termini genauer vor, so kommt man zu dem Schluss, dass „Dringend“ die Aufgaben mit einer baldigen Terminfrist sind: kurzfristig; unaufschiebbar; etwas, dass die ganze Aufmerksamkeit fordert. „Wichtige“ Aufgaben hingegen sind diejenigen, die einem im persönlichen Wert hoch valenziert vorkommen. Sie tragen dazu bei unsere langfristigen Ziele, Werte und Visionen zu erreichen. Trotz allem muss man anmerken, dass vor allem in starren Systemen und Einrichtungen wie z.B. einer Universität solche freien Prioritätssetzungen begrenzt sind, eben im Rahmen von institutionellen Vorgaben.
In unserer heutigen Welt ist es eine essenzielle Fähigkeit zwischen dringend und wichtigen Aufgaben unterscheiden zu können, um in dem Meer von Anforderungen und Eindrücken nicht zu ertrinken. Alles scheint dringend und kaum etwas wichtig in unserer modernen Gesellschaft: Es gibt immer und überall neue Nachrichten, nahende Deadlines und man verliert das Ziel aus den Augen oder hatte nie die Zeit sich welche zu schaffen. Unsere Gesellschaft ist so im Hier und Jetzt damit beschäftigt dringliche Dinge abzuarbeiten, dass dieses Gerenne im perspektivlosen Hamsterrat des „einfach Erledigens“ im Burnout enden kann.

Eine weitere Methode des persönlichen Wissensmanagements ist an dieser Stelle besonders passend, wo es doch gerade darum ging, sich bewusst zu werden, was für einen persönlich wichtig ist. Es geht darum, eine systemattische Analyse persönlicher Ziele zu erstellen und die eigenen Prioritäten (wieder) zu entdecken, um sie besser und gezielt verfolgen zu können.
Die Rede ist von der Synergy-Map. Es handelt sich dabei um ein Diagramm zur Untersuchung und Betrachtung persönlicher (lang- und kurzfristiger) Ziele, wobei Abhängigkeiten, Einflussfaktoren, Zielkonflikte und Risiken angegeben und miteinkalkuliert werden. Das Erstellen einer Synergy-Map erfolgt in neun Schritten.
1 Schritt: Zielliste: Man beginnt den Aufbau mit einer stichwortartigen Zielliste.
2 Schritt: Prioritäten: Anschließend setzt man Prioritäten und nummeriert die Ziele. Die gravierendste Konsequenz bei Nichterreichung eines Ziels erhält die Zahl 1, so, dass Ziel 1 zum wichtigsten aller Ziele wird; das zweitwichtigste Ziel erhält die Zahl 2. Dies führt man fort, bis alle Ziele nummeriert sind.
3 Schritt: Chronologie und Aufwand: Nun werden alle Ziele auf einen Kreis eingetragen, wobei der Kreis in vier Quadranten eingeteilt ist, die symbolisch für verschiedene Zeitabschnitte stehen. So teilt man alle Ziele in zeitliche Erfüllungsgrade ein, angefangen von kurz- und mittelfristigen Zielen bis hin zu langfristigen und permanenten Zielen. Dabei zeigt die Größe des Zielkreises die Größe des Aufwandes an. Anschließend werden die Kreise mit Nummern versehen und mit einem Wort gekennzeichnet.
4. Schritt: Zeit-Portfolio-Analyse: Danach betrachtet man das entstandene Diagramm und untersucht es auf zeitliche Ausgeglichenheit, Spezifität und realistische Erreichbarkeit. An dieser Stelle wird ebenfalls beachtet, ob eine zeitliche Zielverschiebung eventuell sinnvoller wäre.
5. Schritt: Zielsynergien: In diesem Schritt kommt es zur Zielsynergie, also der Verbindung der Ziele miteinander. Dabei wird untersucht, in-wie-weit die verschiedenen Ziele einander unterstützen. Dazu werden Pfeile zwischen den jeweiligen Zielen eingezeichnet, um sie dann mit Ratschlägen (Maßnahmen) zu markieren, die angeben, wie die beiden Ziele optimal einander helfen.
6. Schritt: Zielkonflikt: Hier ermittelt man Zielkonflikte, also Ziele, die sich gegenseitig behindern. Diese werden mittels eines doppelköpfigen Pfeiles verbunden. Hinderlich wäre es z.B. zwei Sachen gleichzeitig machen zu wollen, die an verschiedenen Orten stattfinden.
7. Schritt: Äußere Einflüsse: Des Weiteren werden externe Faktoren (Mensch/Umwelt) mit einbezogen, die der Zielerreichung behilflich sein können oder diese behindern. Diese werden außerhalb des Kreises verzeichnet.
8. Schritt: Oberziel/ Vision: Es wird ein Oberziel verfasst. Diese persönliche Vision wird in die Mitte des Diagrammes eingezeichnet. Dieses übergestellte Ziel kann sich auf alle Bereiche beziehen. Es kann eine berufliche Karriere sein, ein bestimmter Wert oder einfach das Ideal sein ein glückliches Leben zu führen oder die Welt zu einem besseren Ort zu machen.
9. Schritt: Kontrolle: Schlussendlich kontrolliert man, ob die Ziele auf dem Kreis mit der persönlichen Vision übereinstimmen, sich nicht wiedersprechen und optimaler Weise realistisch bzw. zu realisieren sind.

Die Methode der Synergy-Map bietet folglich ein wunderbares Werkzeug Prioritäten zu setzen und sich seiner Ziele bewusst zu werden. Damit ist das Diagramm eine gute Ergänzung zu der Eisenhower Matrix und gestattet zudem die Möglichkeit zur Selbstreflexion. Doch das pure Niederschreiben, Organisieren und Analysieren der eigenen Ziele bringt einen noch nicht viel weiter. Es fehlt eine praktische Herangehensweise. Denn selbst, wenn man versucht diesen Plan zu befolgen, sich das Diagramm ausdruckt und es sich über seinen Schreibtisch hängt, so muss man ihn doch ständig überprüfen… Und wer hat schon so viel Zeit?
Hier kommt es zu einem zweiten Problem. So detailliert wie man den Plan im Alltag bräuchte kann man ein solches Diagramm gar nicht anfertigen. Allein die normale Synergy-Map mit ihren Durchschnittlichen acht Zielen zu formulieren ist sehr zeit- und arbeitsaufwendig. Aber decken diese Ziele wirklich alle Lebensbereiche ab? Oder kann man sich diese acht Ziele doch geistig durchdenken und sie auf diese Weise verfolgen? Muss ein solcher Aufwand wirklich stattfinden? Wenn ja, so sollte man dieses Diagramm sehr viel detaillierter anlegen.
Doch gehen wir den Fall mal in Gedanken durch. Man beschäftigt sich einen Nachmittag damit eine solche Karte zu erstellen. Man blickt jeden Tag darauf und erfreut sich an seiner selbst gewählten Ziele. Dennoch kann es sein, dass bei Vielen der pure Anblick reicht, um das schlechte Gewissen über die eigene Planlosigkeit hinwegzutrösten. Dies zeigt beispielsweise auch eine Studie von Masicampo und Baumeister. Nur seine Ziele zu dokumentieren bedeutet noch lange nicht sie auch wirklich zu verfolgen bzw. sie dann auch zu erreichen.
Des Weiteren ist zu beachten, dass nicht alle Aspekte im Leben planbar sind. Veränderungen finden ständig statt. Einige Veränderungen geschehen langsam (über Jahre) und Monate durch gezieltes Handeln und Eigeninitiative und manchmal auch wie von selbst oder aber Veränderungen geschehen plötzlich durch unvorhersehbare Ereignisse und Erlebnisse. Es gibt so viele Variablen, die einen zu einem täglichen Update zwingen. Wieder einmal setzt diese Methode einen Menschen voraus, der gewissenhaft und selbstdiszipliniert sein Leben organisiert. Doch wenn wir ehrlich sind, haben diese Menschen meist schon einen guten Plan und scheinen recht mühelos durchs Leben zu gehen oder zumindest einem roten Faden zu folgen.

Alles in Allem ist persönliches Wissensmanagement kein Allheilmittel. Entweder sind Viele in erster Linie zu faul sich damit ernsthaft auseinander zu setzten oder es tatsächlich konsequent anzuwenden oder aber sie gehen verloren im stetigen managen und hören auf zu leben und zu handeln. Ein Heilmittel ist es nicht. Aber vielleicht nimmt man es als Hilfestellung an, als Taschenlampe die etwas Licht ins Dunkel bringt. Und vielleicht überraschen einen die Methoden doch, wenn man erst einmal den inneren Schweinehund überwunden hat.

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