Persönliches Wissensmanagement

1. Was ist persönliches Wissensmanagement?

Management – ein Wort, das uns immer häufiger im täglichen Leben begegnet, umfasst nach Fredmund Malik „… die Transformation von Ressourcen in Nutzen“ (Malik, 2007). Beim Wissensmanagement geht es demnach darum, wie wir die enorme Ressource Wissen nutzbar machen können – meist für eine große Anzahl von Menschen oder eine Organisation. Persönliches Wissensmanagement wiederum „… heißt, sein intellektuelles Vermögen, sprich eigene Kompetenzen, Beziehungen und Informationen bestmöglich einzustellen für das, was einem selber wichtig ist und für das, was man erreichen möchte.“ (Willfort & Koó, 2007). Da vergleichsweise noch wenig zu dem Thema geforscht wurde, steht eine allgemeingültige Definition bisher noch nicht zur Verfügung. Klar herausgearbeitet werden kann jedoch, dass das Individuum bei der Betrachtung von persönlichem Wissensmanagement im Mittelpunkt steht. Es geht darum, zielgerichtet zu lernen, Informationen aufzunehmen, zu bündeln und sie effektiv, effizient und verantwortungsvoll zu nutzen. Kurzum: Wie können wir eigenes Wissen und uns selber führen? Welche Möglichkeiten gibt es? Zwei weitere Fragen, die sich an das “Wie” anschließen, sind das “Warum” und “Wofür”. Wie kam es dazu, dass Menschen sich darüber Gedanken machen mussten, wie sie all ihr Wissen organisieren müssen? Und folgend: Mit welchem Ziel unternehmen sie diese Anstrengung? Geht es hauptsächlich darum, Wissen noch effizienter und effektiver einzusetzen, um die Geschwindigkeit der Entwicklung abermals zu erhöhen und noch mehr aus noch weniger schöpfen zu können? Oder findet die Person und das Wohl bzw. das Interesse dieser im Konzept des “persönlichen” Wissensmanagements Berücksichtigung? In diesem Beitrag wird der Versuch unternommen, einige dieser Fragen zu beantworten.

2. Relevanz des Themas

Das Feld ist noch gar nicht so alt, wie man vielleicht meinen könnte. Der Begriff wurde Ende der 90er Jahre in einer Arbeit von Frand & Hixon, zwei Professoren der UCLA (University of California, Los Angeles), eingeführt (Frand & Hixon, 1999). PWM integriert Persönliches Informationsmanagement, dem man sich vor allem in den 80er Jahren mit Aufkommen vieler neuer Informationstechnologien genauer widmete, und Wissensmanagement, das seinerseits wiederum verschiedene Disziplinen wie die kognitive Psychologie, Management und auch Philosophie vereint (Pauleen, 2009).

Frand & Hixon betonten zunächst die Wichtigkeit für ihre Studenten und deren Karrieren: “Our students, who will spend most of their working Iives in the 21st century, will need to see the computer and related technologies.” 

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Es wird deutlich, dass der Nutzer durch die riesigen Datenmengen nun in der Verantwortung steht, auszusortieren, da ein Sichten aller Informationen gar nicht mehr möglich ist. Hinzu kommt, dass sich die Informationen im Netz ständig erneuern, verschieben und erweitern. Man stelle sich ein Buch vor, in dem sich die Kapitel immerfort ändern, Größe und Namen variieren, Inhalte gekürzt oder gar gelöscht werden. Man würde es nie bis zum Schluss lesen können und wäre damit konfrontiert zu entscheiden, welche Inhalte wichtig wären (nach sinnvollen, aber selbst gewählten Kriterien), wann man stoppen würde, sich damit zu beschäftigen, aber auch wie man das gewonnene Wissen dann speichern und möglicherweise verbreiten könnte. Genau das ist die Herausforderung, die wir alle allein durch das Internet bewältigen müssen. Persönliches Wissensmanagement erkennt diese Problematik und könnte Werkzeuge bieten, mit denen man sich diesen Anforderungen leichter stellen kann.

3. Bereiche des PWM

3.1 Persönliche Ziele

Die Basis von persönlichem Wissensmanagement besteht darin, eigene Ziele zu identifizieren, sie zu formulieren und sie in eine Rangreihe zu bringen. Für die Evaluation von Zielen gibt es viele verschiedene Methoden (z.B. die Eisenhower-Matrix), die abhängig vom Kontext eingesetzt werden können. Weiterhin sollte man die Eigenschaften der Ziele betrachten. Handelt es sich zum Beispiel um operative Ziele zur unmittelbaren Problemlösung, wird bei der Bewältigung sicher anders vorgegangen als bei langfristigen, strategischen Zielen (z.B. Entwicklung von Fertigkeiten). Reinmann und Eppler (Reinmann & Eppler, 2008) schlagen ein Anforderungsraster mit vier Ziel- bzw. Anordnungsfeldern für das PWM vor:

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Sie unterscheiden nicht nur zwischen strategischen und operativen Zielen, sondern zusätzlich zwischen Effizienz- und Innovationszielen und weisen gleichzeitig verschiedene Problemlöseansätze zum Erreichen der Ziele aus. Ein strategisches Effizienzziel beispielsweise benötigt Fachkompetenz, die gegebenenfalls entwickelt werden muss. Zum Erreichen strategischer Innovationsziele bedarf es allgemeineren Schlüsselkompetenzen. Dieses Schema kann der einfacheren Lösungsfindung durch die Kategorisierung dienen und stellt so ein Diagnoseinstrument des PWM dar. Insgesamt ist es von Vorteil, wenn Wissensziele mit persönlichen Lebenszielen übereinstimmen, da vor allem langfristige Ziele dann leichter dauerhaft verfolgt werden können. Klare Ziele und die Auseinandersetzung mit den eigenen Interessen sollen die Motivation und das Durchhaltevermögen steigern und helfen, Widerstände und Zweifel zu überwinden.

3.2 Persönliche Kompetenzen

Persönliche Kompetenzen umfassen allgemeine Fähigkeiten wie zum Beispiel Eigeninitiative, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Entscheidungsfähigkeit, die es ermöglichen, das eigene alltägliche und berufliche Leben aktiv zu gestalten. Einige Kompetenzen sind für das persönliche Wissensmanagement von besonderem Nutzen. So hilft die Fähigkeit sich schnell zu entscheiden und somit präzise zu wissen, was man erreichen möchte, sich auf das Wesentliche mit fokussiertem Kräfteeinsatz konzentrieren zu können. Das erhöht zweifelsohne die Wirksamkeit und wird ein schnelleres Zielerreichen fördern. Ein weiterer Grundsatz, den es zu verfolgen gilt, stellt die Konzentration auf den Ausbau von Stärken statt auf die Beseitigung von Schwächen dar. Als deutsche Perfektionisten fällt uns das leider ganz besonders schwer. Jedoch ist es recht eingänglich, dass der Kampf gegen die eigenen Schwächen langfristig nur zur Mittelmäßigkeit führen kann, wohingegen wir mit unseren Stärken (erst recht, wenn wir sie ausbauen) tatsächlich in der Gesellschaft mehr bewirken können als der Durchschnitt. Daraus lässt sich schließen, dass es, zumindest was die eigene Person betrifft, effektiver ist, Vorhandenes zu fördern, statt Neues zu entwickeln. Auch die Fähigkeit, unter Berücksichtigung der persönlichen Talente und Fehler Selbstlernprozesse zu initiieren, bedeutet eine wichtige Kompetenz für das PWM. Schafft man es dann noch, mit unangenehmen Situationen, Blockaden und Stress so umzugehen, dass sie sich nicht negativ auf die eigene Befindlichkeit auswirken, hat man eine große Herausforderung gemeistert, die das Wissensmanagement uns stellt.

3.3 Lernen

Lernen und Wissen stehen in einem wechselseitigen Verhältnis und beeinflussen sich gegenseitig. Wissen resultiert aus Lernen und schafft selbst wiederum neue Möglichkeiten zur Betrachtung und Evaluation von Denk- und Handlungsmöglichkeiten, woraus wiederum neue Lernprozesse hervorgehen können. Wie bereits besprochen geht dem Lernen die Beschäftigung mit den eigenen Zielen und den dafür vorhandenen Mitteln (persönliche Fähigkeiten) voraus. Besonders hilfreich kann das Finden der passenden Lernstrategie und -methode sein. So kann das Wissen auf ganz unterschiedliche Art und Weise entstehen und anschließend verbreitet werden. Diese Prozesse sollten im Sinne des PWM möglichst effizient und effektiv ablaufen, wobei die Wahl geeigneter Wissensträger und –plattformen eine zentrale Rolle einnehmen können.

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3.4 Sozialkompetenz

Die Kommunikation mit anderen Menschen stellt einen großen Teil unserer Wissensumwelt dar. Daher erhalten Sozialkompetenzen wie Einfühlungsvermögen, Team- und Netzwerkfähigkeit eine besondere Bedeutung. Sie sind die Grundlage dafür, dass wir voneinander lernen und Wissen austauschen können. Im Rahmen des persönlichen Wissensmanagements setzen wir die soziale Wissensumwelt gezielt ein, um Prozesse des gemeinsamen Nachdenkens, Lernens und Austauschs für eine effizientere Wissensgenerierung zu nutzen. Hierbei steht meist der Dialog im Vordergrund, aber zunehmend auch technisch vermittelte Verfahren wie Blogs, Webforen oder Wikis, um nur einige zu nennen. Auch persönliches Netzwerken spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Es beinhaltet den Aufbau, die Aufrechterhaltung und die Nutzung persönlicher Kontakte, welche z.B. als Informationsquelle und soziale Unterstützer dienen. Dies bedeutet zwar oft einen hohen Zeitaufwand, aber Einfluss und Erfolg durch informelles und gemeinsames Lernen ist nicht zu unterschätzen.

3.5 Infomanagement

Jedes Jahr entstehen unfassbar große Mengen an Informationen. Im Jahre 2011 produzierte die Weltbevölkerung ein Datenvolumen von 1,8 Zettabyte, was in etwa 200 Milliarden gespeicherten HD-Filmen à 120 Minuten entspricht, die wiederum etwa 47 Millionen Jahre Zeit in Anspruch nehmen würden, um sie alle sehen zu können (Seer, 2011b). Die folgende Graphik veranschaulicht, was innerhalb von 60 Sekunden im Internet passiert (Seer, 2011a). Twitter verzeichnet mehr als 98.000 abgesetzte Tweets pro Minute, bei YouTube werden über 600 neue Videos hochgeladen, bei Google werden 694.445 Suchanfragen gestartet und die Blogszene wächst jede Minute um 60 weitere Blogs an. Bei diesen Datenmengen wird deutlich, dass wir dringend Informationshygiene, wie es der Diplompsychologe Prof. Dr. Markus Väth (Väth, 2013) bezeichnen würde, benötigen.

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Unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien soll erreicht werden, die Suche, Aufbereitung und Dokumentation von Informationen auf ein sinnvolles Maß einzudämmen, auszuwerten und verfügbar zu halten. Eppler schlägt einige einfache, aber praktische Strategien vor.

4. Prinzipien des PWM nach Eppler (2004)

Für eine praktische Anwendbarkeit trug Eppler vier Prinzipien des PWM zusammen. Diese sollen den Zugang zu wichtigem Wissen gewährleisten, die Selektion von kritischem Wissen verbessern, die Integration von neuem Wissen unterstützen und dabei helfen, das eigene Wissensportfolio strategisch weiterzuentwickeln (Eppler, 2004). Neben diesen generellen Prinzipien verweist Eppler auf die sogenannten „kognitiven Werkzeuge“, die strukturierte Denkhilfen darstellen sollen, mit dem Ziel das eigene Wissen besser zugänglich und anwendbar zu machen.

4.1 Aggregationsprinzip

Beim Aggregationsprinzip geht es um die Verdichtung von Informationen und die Konzentration auf das Wesentliche. Wichtige Informationen sollen zu nicht mehr als 7 Elementen zusammengefasst werden. Eppler schlägt verschiedene Formen der Aggregierung vor: durch Visualisierung (mittels Mind-Mapping, Clustering oder Matrizen) oder durch Reduktion auf Stichwörter bzw. Tabellarische Darstellungen. Dazu ist jedoch eine permanente Reduktion, Strukturierung und Aussortierung der Informationen nötig.

4.2 Qualitätsprinzip

Um sich hauptsächlich mit qualitativ hochwertigen Informationen zu beschäftigen, ist die Einbeziehung der Motive, die hinter einer Information stehen (z.B. reine Absicherung vs. Informationsgehalt) wichtig. Das kann durch Überprüfung von Qualitätssignalen (Quelle, Medium, Autor, Datum), durch Verlangen qualitativ hochwertiger Informationen von Kollegen und durch eine intensivere Filternutzung (sowohl persönlich, sozial als auch technologisch) erreicht werden.

4.3 Hypothesenprinzip

Das Hypothesenprinzip schlägt eine geleitete Informationssuche durch Hypothesenbildung vor, bei der gezielt nach Antworten auf eine präzise These gesucht werden soll.

4.4 Entwicklungsprinzip

Um sich auf lange Sicht weiterentwickeln zu können, sollte man sich auf die Förderung eigener Fähigkeiten konzentrieren, die dauerhaft oder für zukünftige Ziele (auch außerhalb des Berufs) benötigt werden. Eppler schlägt vor, die Informationskompetenz, welche die Erweiterung des Repertoires an verschiedenen Lernmethoden und die Nutzung moderner Informationsinstrumente (wie z.B. Metasuchmaschinen, Visualisierungstechniken) beinhaltet, auf jeden Fall weiterzuentwickeln. Um dieses Prinzip zu verfolgen, ist eine Auseinandersetzung mit der eigenen Zukunft, den darin enthaltenen Zielen und den dafür nötigen Fertigkeiten und Kenntnissen erforderlich.

5. PWM – Chance oder Bedrohung?

In einer Welt, in der unser Leben zunehmend vom Internet, von großen Organisationen und von Wissensauf- und -ausbau geprägt wird, scheint es nahezu unumgänglich, sich mit der Organisation der eigenen Ressourcen auseinanderzusetzen. Darf der Mensch dabei noch Mensch bleiben oder etabliert sich damit ein Bild, welches ihn hauptsächlich als kritischen Erfolgsfaktor und strategische Ressource wahrnimmt?

Als wir im Seminar dieses Thema diskutierten, zeigte sich relativ schnell eine leichte Abneigung gegenüber den zugrundeliegenden Prinzipien. Es wurde angemerkt, dass ein ständiges Festlegen von Zielen und die hypothesenbasierte Suche von Informationen, wie Eppler sie vorschlägt, den Raum für unerwarteten Erkenntnisgewinn und für neue Ideen deutlich einschränken würden. Wo bleibt das Überraschende, wenn wir danach streben, alles zu Organisieren und allem Grenzen zu setzen? Auch wird im Kern dabei das bekannte ökonomische Prinzip des Mehr, Besser und Schneller verfolgt und dem Menschen – jedem persönlich – die Verantwortung für das erfolgreiche Gelingen von Wachstum übertragen. Dies macht verständlicherweise vielen Menschen Angst und führt zu einer eher reservierten Haltung gegenüber den personalisierten Ansätzen des Informations- und Wissensmanagements (Güldenberg, 2011), so wie es auch in unserem Seminar der Fall war. Das sind jedoch Anforderungen, mit denen, ob nun ohne oder mit PWM, sich der Mensch in der heutigen Zeit sowieso konfrontiert sieht. Das Wissensmanagement an sich zwingt niemanden noch produktiver zu sein, aber es bietet eine Möglichkeit mit den wachsenden Herausforderungen im Umgang mit Wissensgenerierung, -gewinnung und -verbreitung umzugehen. PWM soll keiner Vereinheitlichung oder Angleichung der Menschen auf ein gemeinsames Niveau an Effizienz und Effektivität dienen. Es erkennt durchaus die Individualität jedes Einzelnen an und soll helfen, sich auf die eigenen Stärken zu konzentrieren, diese überhaupt zu erkennen und nicht die Schwächen auszubessern.

Wie immer liegt es wahrscheinlich ein Stück an uns selbst, wie wir diese Methoden und Werkzeuge nutzen. Es geht auch nicht nur darum, das Wachstum voranzutreiben. Denn das exakte Gegenteil wird ebenfalls möglich, nämlich Ressourcen zu bewahren und sich Freiräume zu schaffen. Bei all den Anforderungen und der Vielzahl an Möglichkeiten, diese anzugehen und zu bewältigen, könnten wir uns 24 Stunden am Tag damit beschäftigen. Durch Anwendung des PWM könnten wir diesen Anforderungen in kürzerer Zeit gerecht werden. Ob wir die gewonnene Zeit nutzen, um weitere Aufgaben zu lösen oder um uns Aktivitäten fernab des Wissensmanagements zu widmen, das liegt vor allem in unserer Hand.

6. Literatur 

Eppler, M. J. (2004). Persönliches Wissensmanagement: Vier einfache Prinzipien, um den eigenen Umgang mit Wissen zu verbessern.   Retrieved 16.11.2013, 2013, from http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/persoenliches-wissensmanagementvier-einfache-prinzipien-um-den-eigenen-umgang-mit-wissen-zu-verb/

Frand, Jason, & Hixon, Carol. (1999). Personal Knowledge Management: Who, What, Why, When, Where, How? Working Paper, UCLA.

Güldenberg, Stefan. (2011). Persönliches Wissensmanagement: Chance oder Bedrohung in einer organisierten Welt?. Retrieved 20.11.2013, 2013, from http://www.km-a.de/kmjournal/Pages/Gueldenberg_PersoenlichesWM.aspx

Lambe, Patrick. (2002). Personal Knowledge Management: a DIY Guid to Knowledge Management – Part 2. Straits Knowledge.

Malik, Fredmund. (2007). Management Das A und O des Handwerks (Vol. 1). Frankfurt/Main: Campus Verlag.

Pauleen, David. (2009). Personal knowledge management: putting the person back into the knowledge equation. Online Information Review, 33(2), 221-224.

Reinmann, G., & Eppler, M. J. (2008). Wissenswege: Methoden für das persönliche Wissensmanagement. Bern: Verlag Hans Huber.

Seer, Marcel. (2011a). Infografik: Das passiert in 60 Sekunden im Internet. Retrieved 16.11.2013, from http://t3n.de/news/infografik-passiert-60-sekunden-internet-314062/

Seer, Marcel. (2011b). Infografik: So viele Daten produziert die Welt 2011. Retrieved 16.11.2013, 2013, from http://t3n.de/news/infografik-viele-daten-produziert-welt-2011-317261/

Väth, Marcus. (2013). Informationsflust: Wir brauchen Informationshygiene. Retrieved 16.11.2013, from http://www.markusvaeth.com/vortrag/videos/

Willfort, R., & Koó, M. A. (2007). Persönliches Wissensmanagement eine qualitative Analyse der aktuellen Situation auf Basis von Experteninterviews (Projektbericht). Krems: Donau-Universität.

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