Groupware

1.1. Der Begriff Groupware

Der Begriff Groupware wurde in den achtziger-Jahren populär durch Robert Johansen, welcher unter Groupware computerbasierte Applikationen verstand, welche kleine, projektorientierte Arbeitsgruppen bei der Zusammenarbeit unterstützen sollten (Nastansky, Bruse, Haberstock, Huth, & Smolnik, 2005). Die Bezeichnung ist durch seine relative Neuheit und Komplexität stets im Wandel begriffen, und es ist nicht einfach, eine einheitliche Definition zu finden. Nastansky (1993)wählt folgende Beschreibung: „Groupware stellt computergestützte Konzepte für die Teamarbeit bereit. Insbesondere müssen dabei […] der Arbeitsfluss und das Vorgangsmanagement in den vielfältigen Kommunikations- und Arbeitsinteraktionen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Office Bereich bzw. in Projektteams unterstützt werden“ (S.6). Nastansky et al. (2005) schreiben: “Durch Groupware – Systeme besteht gerade im Office-Bereich die Möglichkeit, Menschen und Anwendungen, die auf ganz unterschiedliche technologische Strukturen sowie die jeweiligen unterschiedlichen Datenformate angewiesen sind, zusammenzuführen und in kooperative Arbeit einzubeziehen“ (S. 255).

1.2. Theoretischer Hintergrund

Den theoretischen Hintergrund zu Groupware bietet das sehr heterogene Forschungsgebiet namens Computer Supported Cooperative Work (CSCW). Es handelt sich um ein interdisziplinäres Forschungsfeld, in dem Wirtschaftsinformatiker_innen, Arbeitswissenschaftler_innen, Psychologen_innen und Kommunikationswissenschaftler_innen überlegen und umzusetzen versuchen, wie die Zusammenarbeit von Menschen durch computerbasierte Applikationen flexibler, effektiver, aber auch sozialer und humaner gestaltet werden kann. Informations- und Kommunikationstechniken sollen Interaktionen unterstützen und erleichtern (Nastansky et al., 2005). Nach Bennon und Schmidt (1989) ist der Gegenstand der CSCW – Forschung das Verstehen von Wesensmerkmalen und Eigenschaften kooperativen Arbeitens mit dem Ziel, adäquate, informationstechnische Konzepte zu entwerfen, die kooperatives Arbeiten in Teams unterstützen.

Groupware erhält große Wichtigkeit durch die Entwicklungen der letzten Jahrzehnte, welche die traditionellen Formen der Zusammenarbeit mehrerer Menschen verändert haben. Globalisierung, und damit die Notwendigkeit die Grenzen von Zeit und Raum zu überwinden, bieten neue Herausforderungen, für welche Groupware unter anderem innovative Werkzeuge zur Verfügung stellt.

2. Groupware zur Unterstützung von Kommunikation, Kooperation & Koordination

Groupware wird in der betreffenden Literatur in Zusammenhang gesehen mit drei Typen der Interaktion bzw. Zusammenarbeit in Gruppen (Teufel, Sauter, Mühlherr, & Bauknecht, 1995): Kommunikation, Kooperation und Koordination. Diese drei Aspekte sollen nach Teufel et al. (1995) unterstützt werden. Kommunikation kommt hier eine Schlüsselrolle zu, da sie die Grundlage für Kooperation und Koordination darstellt (Nastansky et al., 2005). Unter Kommunikation im Kontext von Groupware versteht man die Übermittlung und den Austausch von Information. Dies kann zwischen Personen, Personen und Applikationen oder auch zwischen Applikationen statt finden. Ein klassisches Kommunikationswerkzeug ist Email. Kommunikation ist die Voraussetzung für Kooperation, welche im Kontext von Groupware den Austausch von Informationen mit einem gemeinsamen Ziel darstellt. In diesem Bereich helfen technische Werkzeuge, indem allen Mitgliedern einer Gruppe ein gemeinsamer Datenbestand zur Verfügung gestellt wird, auf den sie individuell zugreifen, ihn verändern und erweitern können. Groupware Applikationen zur Unterstützung von Kooperation ermöglichen, dass Informationen unabhängig von Raum und Zeit geteilt, abgerufen, in einen Kontext eingebettet und weiterentwickelt werden können (Nastansky et al., 2005). Koordination im Rahmen von Groupware meint die Abstimmung aufgabenbezogener Tätigkeiten (Teufel et al., 1995). Dezentrale Handlungen und Entscheidungen interdependenter organisatorischer Einheiten  werden abgestimmt und ermöglichen einen aufgaben-angemessenen Ressourceneinsatz und eine höhere Effizienz der Gruppenarbeit (Nastansky et al., 2005).

3. Systemklassen Groupware-basierter Anwendungen

Nastansky et al. (2005) teilen die vielfältigen Funktionen von Groupware in vier Systemklassen Groupware-basierter Anwendungen. Diese Systemklassen umfassen das Workflow Management, das Workgroup Computing, den Shared Information Space, und die Systemklasse Kommunikation.

3.1. Systemklasse Workflow Management

Workflow wird als die „zeitlich-strukturelle Aneinanderreihung von einzelnen, zur Bearbeitung eines Gesamtvorganges notwendigen Teilaufgaben“ (Nastansky et al., 2005, S. 243) beschrieben. In der Regel werden in solcherlei Prozesse eine Vielzahl von Beteiligten mit einbezogen.

3.2. Systemklasse Workgroup Computing

Im Gegensatz dazu sind Anwendungen des Workgroup Computing dafür gedacht, kleinere Arbeitsgruppen zu unterstützen. Weitgehend selbstständige und unabhängige Arbeit, oft im Rahmen eines zeitlich befristeten Projektes, soll gefördert werden. Unterschiede zwischen Workflow Management und Workgroup Computing sind vielfältig. Während ersteres auf die Steigerung der Effizienz von Gruppenarbeit abzielt, versucht Workgoup Computing die Flexibilität des Prozesses eher unstrukturierter Aufgaben, mit geringer Einbindung in die Gesamtorganisation, zu unterstützen. Vorrangig sind die Unterstützung der Kooperation innerhalb des Teams und die gemeinsame Bearbeitung des Objektes. Zu diesem Zweck wird den Gruppenmitgliedern der Zugriff zu einem gemeinsamen Datenbestand ermöglicht, den sie bearbeiten und erweitern können (Nastansky et al., 2005).

3.3. Systemklasse Shared Information Space

Unter der  Systemklasse des Shared Information Space verstehen Nastansky et al. (2005) Groupware Applikationen, die der verteilten Nutzung von Informationen dienen. Das bedeutet, mehrere Personen können gleichzeitig auf den vorhandenen Wissensbestand zugreifen. Strukturierte und unstrukturierte Informationen können in diesem Space über längere Zeit gespeichert werden, und stehen allen Gruppenmitgliedern zur Verfügung. Das Ziel dieser Unterstützungssysteme ist, durch verbesserte Zugänglichkeit, Nutzung und Verwertung des gemeinsamen Daten- bzw. Wissensbestandes kooperative Arbeit zu fördern und zu intensivieren.

3.4. Systemklasse Kommunikation

Applikationen der Systemklasse Kommunikation dienen nach Nastansky et al. (2005) der elektronischen Nachrichten- und Dokumentenübermittlung mit der Aufgabe, den expliziten Informationsaustausch zwischen verschiedenen Kommunikationspartnern zu unterstützen bzw. zu ermöglichen. Die Überwindung von Raum- und Zeitdifferenzen ist für diese Systemklasse vorrangig. Wie bereits erwähnt stellt Kommunikation die Grundlage für Kooperation und Koordination dar, somit bilden die technischen Hilfsmittel zur Kommunikation einen grundlegenden Bestandteil jedes Groupware – Systems.

4. Verändern sich Gruppenstrukturen durch die Implementierung von Groupware? Studie Von Wissmann und Jannek (2013)

Von Wissamann und Janneck (2013) befassen sich in ihrer Studie mit der Frage, ob die Einführung von Technologien in Organisationen zu Struktur- und Prozessveränderungen bei Arbeitsgruppen führt. Die Einführung technologischer Werkzeuge beeinflusst Arbeitsabläufe, Kommunikation und Kooperation. Arbeitsgruppen aus verschiedenen Unternehmen und Branchen wurden jeweils vor und nach einer Softwareimplementierung mit soziometrischen Analyseinstrumenten untersucht.

4.1. Gruppeninterne, informelle Rollen der Gruppenmitglieder

Im Mittelpunkt der Untersuchung stand die Verteilung der gruppeninternen informellen Rollen der Gruppenmitglieder. Im Rahmen dieser Studie wurden folgende Rollen unterschieden: der Koordinator, welcher vordergründig den Ablauf von Arbeitsprozessen regelt; der Helfer, welcher in Notfällen einspringt und eine stete Anlaufstelle für die anderen Gruppenmitglieder bei Problemen und Fragen ist; die Kompetenz, welche Rat und Unterstützung gibt; der Motivator, der die Motivation in der Gruppe unterstützt; und der Innovator, welcher kreative Ideen einbringt.

4.2. Auswirkungen auf Gruppen durch die Einführung technischer Neuerungen

Nach von Wissmann und Jannek (2013, S. 3) lassen sich durch die Einführung einer technischen Neuerung bei einer Organisation unter anderem folgende Auswirkungen auf die soziale Struktur der betroffenen Arbeitsgruppe beobachten: Veränderungen in der Bedeutung der Arbeitsgruppe, Vergegenständlichung bestehender (impliziter) Strukturen und Hierarchien, Sichtbarkeit der Beteiligungsstruktur, veränderte Kompetenzzuschreibungen und die Entstehung neuer Rollen und Strukturen. Die drei letztgenannten Punkte werden kurz erläutert: Unter Sichtbarkeit der Beteiligungsstruktur verstehen von Wissmann und Jannek (2013), dass durch die Implementierung computerbasierter Werkzeuge der Kommunikation die Beteiligung der einzelnen Gruppenmitglieder sichtbar wird. Allerdings gilt dies nur für einige Arbeitsvorgänge, andere bleiben der Einsicht der anderen Mitglieder verborgen, und werden unter Umständen unterschätzt. Veränderte Kompetenzzuschreibung bezieht sich darauf, dass die Nutzung computerbasierter Kommunikationsmittel zu veränderten Kompetenzzuschreibungen innerhalb einer Gruppe führen kann. Mitglieder, die auf elektronischen Kanälen häufig präsent sind, werden als kompetenter wahrgenommen. Die Entstehung neuer Rollen und Strukturen bezieht sich in diesem Kontext darauf, dass der Einsatz neuer Technologien mit neuen Aufgaben und Funktionen verbunden ist, und dadurch neue Rollen in der Gruppe entstehen.

4.3. Ergebnisse und Folgerungen

Die Ergebnisse zeigen einige typische Veränderungen in der Rollenstruktur. Es formieren sich neue Rolleninhaber, was von Wissmann und Jannek (2013) schließen lässt, dass bei virtueller Zusammenarbeit andere Merkmale und Verhaltensweisen der Rollenträger relevant sind als bei traditioneller Gruppenarbeit. Die Forscher nehmen an, dass technologische Kompetenzen und die Online-Präsenz der Gruppenmitglieder wichtig für die Wahrnehmung und Einschätzung werden, während andere Faktoren, wie zum Beispiel die Bedeutung von Körpersprache und  anderer nonverbaler Hinweise sinkt. Weiter zeigen die Ergebnisse einen Trend zum Rückgang zentralisierter Koordination. Verantwortlichkeiten wurden stärker verteilt, und neue Koordinationsschnittstellen entstanden. Außerdem zeigte sich bei Gruppen, die wenig vernetzt waren, und bei denen eine bestimmte Software implementiert wurde, eine Intensivierung der Austauschbeziehungen. Kaum Veränderungen zeigten sich bei den Rollen des Helfer und Motivator. Diese scheinen von veränderten Kommunikationsmedien nicht ausschlaggebend beeinflusst zu werden.

Von Wissmann und Jannek (2013) weisen darauf hin, dass durch die Implementierung visualisierender Computer – Applikationen die Wahrscheinlichkeit für zufällige Zusammentreffen mit informellen Charakter sinkt. Diese Art der Interaktion hat aber durchaus seinen produktiven Wert für die Zusammenarbeit einer Gruppe. Auf der positiven Seite weisen die Ergebnisse der Studie darauf hin, dass die Implementierung von Softwaresystemen ein großes Potential zur Organisation und Koordination der Zusammenarbeit birgt. Groupware- Applikationen ermöglichen eine verbesserte Darstellung, Verteilung und Rückkoppelung von Aufgaben. Zusätzlich können Koordinationsaufgaben besser auf die Gruppenmitglieder verteilt werden.

5. Literatur

Bannon, L. J., & Schmidt, K.: CSCW: Four Characters in Search of a Context; in: Proceeding of the First European Conference on Computer Supported Cooperative Work, ECSCW’89, London 1989. Computer Sciences Houses, Slough 1989, S. 358-372.

Nastansky (Hrsg.): Workgroup Computing: Computergestützte Teamarbeit (CSCW) in der Praxis; Neue Entwicklungen und Trends. S + W Steuer- und Wirtschaftsverlag. Hamburg 1993.

Nastanski, R., Bruse, T., Haberstock, T., Huth, C., & Smolnik, S.(2005). Büroinformations-und Kommunikationssysteme: Groupware, Workflow-Management, Organisationsmodellierung und Messaging-Systeme. Bezogen von:  http://gcc.unpaderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit.nsf/0/01a8ce258dbd6889c1256b190051ca59/$FILE/Bausteine-B_Teil-2_Kap-21.pdf

Teufel, S., Sauter, C., Mühlherr, T., & Bauknecht, K.: Computerunterstützung für die Gruppenarbeit. Addison-Wesley, 1995.

Von Wissmann, I., & Jannek, M. (2013). Veränderungen der Rollenstruktur bei Arbeitsgruppen im Rahmen einer Software-Implementierung. Springer Fachmedien Wiesbaden 2013.

DOI 10.1007/s11612-013-0222-2

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